„Der Weltraum, unendliche Weiten der Bürokratie“

Der Zauber der Illusion

Schweißgebadet wache ich auf. Ich stand vor dem Schalterbeamten und hatte doch glatt Passierschein A38 nicht dabei… ich schaute mich um, entdeckte, daß ich nicht in der Amtsstube sondern in meinem Hotelzimmr war und entschlummerte erneute, griente dabei grenzdebil vor mich hin, da ich wusste, daß es sowas nur bei Asterix und Obelix gab...

Der Zauber der Formulare

Ein paar Stunden später – im Unternehmen – stand eine Mitarbeiterin neben mir und seufzte so vernehmlich, daß ich es auch ja hören möge. Ich fragte nach und erfuhr, daß sie heute „wieder Anträge schreiben müsse". Die Nachfrage ergab, daß jeder Mitarbeiter beim Überschreiten der Einkaufsschwelle von 1 Euro einen Antrag zu schreiben hätte, bevor er den Gegenstand erwerben durfte. Ich wiederhole: 1 Euro.

Wir schreiben das Jahr 2024 und sind zurück im faszinierenden Universum der Bürokratie. Einst war Bürokratie ein Wunderwerk der Verwaltungseffizienz und half antike Imperien überhaupt erst steuer- und verwaltbar zu machen. Was sie noch nie war: Ein Instrument der gestaltenden Unternehmensführung und kreativen Zukunftsgestaltung. Zur Sicherheit dazu sei gesagt: Ich unterstreiche die Bedeutung von Governance und Compliance, überbordende Bürokratie hingegen stelle ich in Frage.

Mittlerweile haben wir uns jedoch in einer endlosen Schleife von Formularen und Genehmigungen verstrickt, sowohl im Unternehmen wie auch im Staat. Während dies beim Staat möglicherweise bedingt noch gerade so akzeptabel sein mag, ist dies in einem Unternehmen, welches täglich um die Gunst der Kunden und Mitarbeiter buhlt, zum einen ein notwendiges Übel, je nach Maß aber schlichtweg nur noch ein absolutes NoGo.

Der Zauber der Lösung

Zurück zu der oben beschriebenen Situation. Ich schaute mir diese an, analysierte die Gesamtsituation und stellte dabei fest, daß 1.0 FTE auf das Prüfen dieser Anträge allokiert wurden. Auch hier zur Verdeutlichung: 1.0 FTE oder umgerechnet in Vollkosten ca. 70.000 Euro. Zugleich konnte ich sehr rasch herausfinden, daß ca. 98% der Anträge im einstelligen Euro-Bereich lagen und nur eine verschwindend geringe Anzahl von Fällen „Investitionsbeträge" von über 100 Euo beschrieben. Die Lösung war simpel. Ich legte (nach Rücksprache mit Kollegen) fest, daß zukünftig nur noch Beträge über 100 Euro zu prüfen waren. Die von dieser völlig sinnlosen Tätigkeit freigestellte Mitarbeiterin bat ich, die Lohnbuchhaltung zu unterstützen. Die Lohnbuchhaltung war Landunter und die Mitarbeiterin zudem zufrieden, nicht mehr völlig sinnloser, bürokratischer Tätigkeit nachgehen zu müssen.

Die oben erwähnte, ostentativ seufzende Mitarbeiterin war entsetzt-irritiert-entzückt. „Sie dürfen das einfach so ändern?", fragte sie mich im Nachgang. Ich bejahte und verwies auf meine Rolle als Manager, dessen zentrale Funktion das Treffen von Entscheidungen und Übernahme von Verantwortung sei.

Die Konsequenz war nicht nur eine Entlastung der Lohnbuchhaltung, sondern eine massive Beschleunigung aller Prozesse, nachdem einige im Unternehmen meinem Beispiel folgten und Governance-konform ihre Entscheidungs- und Bewilligungsprozesse überdachten.

Dr. Bodo Antonic
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