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Automotive: Neue IT-Organisation, Stakeholder Management und SAP S4-Roadmap

Case Studies IT/Organisation Fahrzeugbau Kunststoff und Gummi Themen Ablauf- und Aufbauorganisation Change Management Demand Management Digitalisierung Digital Roadmap Neuausrichtung OEM Programm-/Projektmanagement Re-Organisation Software-Implementierung Transformation ERP-Implementierung SAP

Adelheid Zimmermann

Samstag, 27. Mai 2023

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Ausgangssituation

Branche: Verabeitendes Gewerbe - Herstellung von Kraftfahrzeugen (Zuileferer - Kunststoff)

Linienfunktion: IT (CIO und Beraterin)

Themen: Aufbau- und Ablauforganisation, Change Management, Demand Management, Digitalisierung, Digital Roadmap. ERP-Implementierung, Neuausrichtung, OEM, Program-/Projektmanagement, Re-Organisation, SAP, Software-Implementierung, Transformation,

Umsatz: N/A

Mitarbeiter: 7.000

Als Tier 1-Automobilzulieferer entwickelt und produziert das Familienunternehmen mit Sitz in Bayern in 9 Ländern polymere designprägende und funktionale Produkte für die internationale Automobilindustrie.

Zum Januar 2022 war die Ausgliederung der Division Automotive aus der Unternehmensgruppe als eigenständige Gesellschaft erfolgt. Von Februar bis Mai 2022 wirkte ich als Consultant bei der Konzeption der neuen IT-Zielorganisation für die Automotive Gesellschaft mit, in der ich ab Juni 2022 als Interim CIO tätig war (Reporting an den CFO).

Ich fand eine heterogene Systemlandschaft on-premise mit hohem Anteil an Eigenentwicklung vor. Die IT-Services (Software, Plattformen, Infrastruktur) werden verteilt in lokalen/zentralen Einheiten der Gruppe erbracht. Die Umsetzung der Roadmap zur Implementierung von SAP S4 ist begonnen. Das IT-Projektportfolio, die IT- Systemlandschaft und die internen/externen IT-Services sind wenig transparent. Diverse voneinander abhängige IT-Projekte sind gestartet, teilweise mit unklarer Definition, Planung und Status sowie erheblichem Terminverzug.

Die Stakeholder bemängeln eine unzureichende IT-Unterstützung in ihrem Business und in der Realisierung der Unternehmensstrategie. Knappe Budgets und Ressourcen sowie umfassende OEM-individuelle IT-Anforderungen (JIS/JIT, Automatisierung) sind die aktuellen Herausforderungen. Diverse IT-Taskforces an den Standorten zur Bearbeitung von lieferkritischen Incidents fordern die IT-MitarbeiterInnen zusätzlich.

Zielsetzung und Aufgabenstellung

Transformation, Ausgestaltung, Umsetzung und disziplinarische Führung der neuen IT-Zielorganisation (Change und People Management)
Etablieren einer strategisch optimal ausgerichteten, serviceorientierten IT-Organisation und des Stakeholder Management
Aufsetzen des IT-(Multi-)Projektmanagements, inkl. IT-Demand Management
Unterstützung der SAP S4-Implementierung sowie Strategieentwicklung zur gesamten Applikationslandschaft
Sicherstellung des stabilen Betriebs der IT-Landschaft unter Berücksichtigung der Anforderungen von IT Compliance und Informationssicherheit
Mitwirkung in der Weiterentwicklung des Business Process Management (BPM)
Mitwirkung bei Recruiting CIO-Nachfolger und dessen Einarbeitung
Darüber hinaus:
- Zuarbeit bei verschiedenen M&A-Themen
- IT Compliance & Informationssicherheit: Begleitung TISAX-Audit

Vorgehen

Persönliche Gespräche und Workshops mit IT-Mitarbeitern, Stakeholdern sowie externen Servicepartnern zu aktuellen und künftigen Herausforderungen, Erwartungen und Zielen
Darstellung Ist-Situation von IT-Systemlandschaft, IT-Projektportfolio, IT-Budget, internen/externen Serviceverträgen, IT-Servicebeschreibungen und IT-Prozessen sowie Zuständigkeiten, Kompetenzen, Kapazitäten und Mitarbeiterzufriedenheit im IT-Team
IT-Zielorganisation mit den Stakeholdern abgestimmt und in ersten Schritten umgesetzt:
- Serviceorientiert nach ITIL, d. h. Berücksichtigung und Priorisierung der ITIL-Prozesse, Funktionen und Zuständigkeiten
- von der strategischen (C-Level, Bereichsleitung) bis zur operativen Ebene (z B. Projektmanagement, Applikationsbetreuung, Support)
- nach Business-/ Stakeholder-Strukturen ausgerichtet („One Face to the Customer" je Business Bereich)
- inkl. Definition der Stellen-/Rollenprofile (auch Key User-Konzept), Entwicklungspläne und Gremien
- Prozess zum Formulieren und Nachhalten von IT-Services aufgesetzt und gestartet
- mit Berücksichtigung der dezentralen IT-Einheiten an den Standorten
Ziel-IT-Systemlandschaft aufgestellt sowie organisatorische und technische Maßnahmen zur Stabilisierung, Konsolidierung und Optimierung der Legacy- und produktionsnahen Systeme und deren Schnittstellen angestoßen
IT-Projektportfolio und IT-Roadmaps, inkl. SAP S4, sowie die Budget- und Ressourcenplanung nach aktuellen Wirtschaftlichkeits- und Risikoaspekten neu ausgerichtet.
Als Mitglied im BPM (Business Process Management) Board bei der Definition von Prozesshaus, Rollen, Gremien sowie Framework-Formulierung mitgewirkt.
Sämtliche Aktivitäten wurden gemeinsam mit Stakeholdern und IT-Teamleads/Mitarbeitern entwickelt bzw. durchgeführt, dokumentiert und ihnen entsprechende Zuständigkeiten übertragen (z. B. IT Service Owner, BPM Board), so dass die Übergabe an den CIO-Nachfolger reibungslos und nachhaltig erfolgen konnte.

Zusammenfassung

IT-Roadmaps und Projektportfolio, IT-Budgets und Kapazitäten sind abgestimmt und transparent, Vereinbarung / Monitoring der IT-Servicevereinbarungen sind Inhalt der regelmäßigen Servicemeetings mit den Stakeholdern.
Ist-Situation und Zielbild der IT-Systemlandschaft ist transparent. Erste Maßnahmen zur Stabilisierung greifen (keine IT-Taskforce Einsätze).
Die IT-Zielorganisation konnte durch interne Besetzungen bzw. Änderung / Erweiterung der Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter realisiert und stabilisiert werden. Im Zuge dessen erfolgt auch die fachliche und disziplinarische Mitarbeiterentwicklung und eine nachhaltige Fortführung des Change Prozesses.
Eine parallel durchgeführte Mitarbeiterbefragung zeigt ein sehr positives Feedback.
Feedbackgespräche mit Stakeholdern bestätigen eine spürbar verbesserte IT-Service- und Kundenorientierung:
- Eine Stärkung der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen & OEMs
- zur effizienten Umsetzung der Unternehmensstrategie
- und zur Unterstützung im Business (OEM Projekte).
Mit Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer und einer Einarbeitungszeit von 4 Wochen hat der neue CIO alle Aufgaben übernommen und kann auf ein ausführliches Übergabedokument zurückgreifen.