Maschinenbau: Standortkonsolidierung | Neues Gebäude für Produktion und Verwaltung

Branche: Maschinenbau und Elektrotechnik (industrieller Mittelstand) 

Linienfunktion: Technik Gesamtprojektleiter, Bauprojektmanager

Umsatz: 80 Mio. Euro

Mitarbeiter: 250

Themen: Neubau, Krisenmanagement, Lean, Projektmanagement, Fabrik-Erweiterung, Produktionsverlagerung,Termintreue, Verlagerung, Umzug

Projektbudget: 18 Mio. Euro

Einsatzdauer: 10 Monate

Ausgangssituation:

Der Auftraggeber beabsichtigte, drei im süddeutschen Raum in einem Radius von 50km befindlichen Produktions- und Verwaltungsstandorte an einem Standort zusammenzulegen. Hierfür wurde mit einem Immobilienentwickler an einem ausgewählten Standort südlich von München ein auf die Bedürfnisse des Auftraggebers zugeschnittenes Verwaltungs- und Produktionsgebäude errichtet. Das hierfür vorgesehene Verwaltungsgebäude wurde mit einer Geschossfläche von ca. 12.000m² für 200 Mitarbeiter geplant, die Produktionsfläche inkl. Labor, Lager und Logistikfläche mit ca. 35.000m². Da das Unternehmen des Auftraggebers während der Projektlaufzeit restrukturiert wurde, kam es zu einer Projektablaufstörung. Zum Einstieg des Interim Managers lag keine Umsetzungsplanung für die gewünschte Konsolidierung der Verwaltungs-, Produktions-, Entwicklungs- und Logistikeinheiten vor. Die geplanten Baukosten drohten nicht eingehalten zu werden, ebenso der Fertigstellungstermin. Es bestand Unklarheit über die mit dem Entwickler vereinbarten Ausführungsqualitäten. Die Kommunikation zwischen den internen und externen Projektbeteiligten war gestört.

Aufgabenstellung:

Übernahme des gesamten Projektmanagements zu den Aufgabengebieten Neubau Verwaltungs- und Produktionsgebäude, Zusammenführung der Produktionsstandorte im neuen Gebäude (Standortkonsolidierung) und Auflösung alter Produktionsstandorte, Kommunikation mit allen Projektbeteiligten. Risiko- und Krisenmanagement. Der Interim Manager fungierte als Gesamtprojektleiter / Bauprojektmanager.

Ziel:

Definition und Einhaltung der Baukosten in Höhe von 18 Mio. Euro, der Termine und der Qualitäten. Sicherstellung der Kommunikation aller Beteiligten am Projekt sowie zu allen Stakeholdern. Übernahme des Risiko- und des Krisenmanagements im Projekt. Sicherstellung der reibungslosen Standortzusammenführung inkl. der Umzugsplanung und -umsetzung.

Wesentliche eingebrachte Erfolgsfaktoren:

• Einführung regelmäßiger Besprechungstermine für interne und externe Projektbeteiligte. Sicherstellung der Kommunikation und der Dokumentation zwischen allen Projektbeteiligten
• Umgehende Identifikation der Handlungsfelder und Handlungsoptionen
• Herstellen der Transparenz in Bezug auf die Baukosten und Ausführungstermine zwischen allen Projektbeteiligten
• Einführung des Statusreportings an die Unternehmensführung und die Muttergesellschaft
• Einführung eines Risikomanagements mit Risikoanalyse und Risikobewertung
• Verbesserung der Projektabläufe durch Herstellen von Transparenz gemäß dem Lean Construction-Prinzip
• Beschleunigung notwendiger Entscheidungen
• Verschlankung der Projektorganisation

Vorgehen und Umsetzung:

In einem ersten Schritt wurde die Schnittstellenkommunikation zwischen allen Projektbeteiligten sichergestellt. In einem zweiten Schritt wurde der Anforderungskatalog an die Ausführungsqualitäten reduziert, um so in einem dritten Schritt die zielorientierte Umsetzung des Bauprojektes im Rahmen der definierten Kosten, der erforderlichen Termine und Qualitäten zu planen und zu realisieren. Das Projekt wurde in 4 Teilprojekte gegliedert und für jedes Teilprojekt ein verantwortlicher Teilprojektleiter benannt. Für jedes Teilprojekt wurde ein detaillierter Terminplan erstellt, der in einem Gesamtterminplan zusammengeführt wurde. Es wurde ein Baukostenmonitoring eingeführt, welches als Grundlage für Projektentscheidungen diente. Darüber hinaus wurde durch das Aufsetzen einer geeigneten Projektorganisation und durch die Planung eines Terminrahmens die Standortkonsolidierung der zunächst drei auf dann einen Standort erfolgreich umgesetzt.

Das Ergebnis: Realisierung schneller als geplant – Kostenrahmen unterschritten

Die Fertigstellung des Verwaltungs- und Produktionsgebäudes erfolgte zu den ursprünglich vereinbarten Terminen und Baukosten:

• Die Baukosten in Höhe von 18 Mio. Euro wurden leicht unterschritten und somit eingehalten.
• Die Fertigstellung für das Verwaltungs- und Produktionsgebäude erfolgte 2 Wochen früher als geplant. Somit konnte der Gebäudekomplex ebenfalls 2 Woche früher in Betrieb genommen werden.

Die Standortkonsolidierung inkl. aller Umzugsaktivitäten für die Verwaltungs-, Produktions-, Entwicklungs- und Logistikeinheiten wurde ebenfalls 2 Wochen früher finalisiert als ursprünglich geplant.

• Die vollständige IT-Infrastruktur wurde ebenfalls 2 Wochen früher als geplant in Betrieb genommen.
• Der Umzug der Fertigungsstrecken, der Logistikeinheiten und des Labors wurde 2 Wochen früher abgeschlossen als ursprünglich gedacht.
• Somit konnte die Produktion im neuen Gebäude entsprechend 2 Wochen früher starten.
• Der Umzug der 200 Mitarbeiter aus der Verwaltung wurde an einem Wochenende realisiert, so dass diese ohne wesentliche Arbeitsunterbrechung ihre Tätigkeit im neuen Verwaltungsgebäude fortsetzen konnten.