Luftfahrt: Program Manager "Buyer Furnished Equipment" für verschiedene Endkunden

Die Auftragsvolumina für das Bestandsgeschäft an Entwicklungs- und Fertigungsaufträgen waren sehr hoch. Zusätzlich ist das Geschäft für Buyer Furnished Equipment (BFE) ausgebaut worden und die neuen Programme befanden sich in der Entwicklungsphase oder standen vor dem Start.

Der Kunde ist aus einer vorherigen Beauftragung. Ziel der Beauftragung war die Entlastung des Head of Sales & Programs, der verstärkt Anpassungen am Standort vorangetrieben hat.

Für die Erstbeauftragung wurden folgende Projektziele (Statement of Work (SoW)) vor dem Projektstart vereinbart:

1. Übernahme Buyer-Furnished Equipment (BFE) Project Purser Work Station (PWS (VCC)) und Stowages

• Sicherstellung Critical Design Review (CDR) "on time"
• Einhaltung der Kosten (Non-Recurring Cost (NRC) und Recurring Cost (RC)) sowie der Gewichtsvorgaben
• Erstellen/Kalkulieren von Änderungsanforderungen (Master Changes)

2. Übernahme BFE Project Trolleygaragen

• Sicherstellung Start of Production (SOP) und Liefertermin Kunde (On-Dock Date (ODD))

• Erstellen von Änderungsanforderungen (Master Changes)

3. BFE Project Front Row Monument (FRM), Rear Seat Monument (RSM) und Pantry

• Einhaltung der Kostenvorgaben (Non-Recurring Cost (NRC) und Recurring Cost (RC))
• Erstellen/Kalkulieren von Änderungsanforderungen (Master Changes)

4. PMO-Aktivitäten

• Unterstützung in Projekten
• Vorbereitung von Angeboten

Aufgrund der dynamischen Entwicklung im Unternehmen wurde bei Vertragsverlängerungen im gegenseitigen Einverständnis das Statement of Work angepasst.

Lösung:

Folgende Herangehensweise wurde angewandt:

•Überblick verschaffen – Organisation von Reports und das Führen von Interviews mit den Stakeholdern

•Programme übernehmen und planen – Vorstellung beim Kunden. Sofortige Übernahme der Programme einschließlich der Kundentermine. Überarbeitung der bestehenden Planungen.

•Programme umsetzen – Offene Themen strukturiert mit dem Team abarbeiten. Neue Themen aufnehmen und einplanen. Lieferung der versprochenen Umfänge. Regelkommunikation konsequent umsetzen.

Überblick verschaffen

Der aktuelle Monthly-Report, der für den Führungskreis sowie für den Kunden erstellt worden ist, wurde organisiert und ausgewertet. Parallel wurde mit Stakeholdern aus den unterschiedlichen Bereichen (Entwicklung, Qualität, Einkauf/Logistik, Zertifizierung und Fertigung) an beiden Unternehmensstandorten (Schweiz und Deutschland) Interviews geführt sowie einschlägige Unterlagen (Maßnahmenplänen, Verträgen und technische Zeichnungen) zur Einarbeitung gesichtet.

Programme übernehmen und planen

Bei laufenden Projekten wurden die Airline und der Flugzeugbauer über den Wesel der Ansprechpartner informiert und etwaige Fragen beantwortet. Bei neuen Programmen wurde das Team über das Programm-Organigramm an alle Beteiligten kommuniziert.

Die Planung wurde nach Rücksprache mit allen Beteiligten, was die Meilensteine und die Deliverables anging, angepasst bzw. für neue Projekte aufgesetzt.

Programme umsetzen – Übernahme BFE-Project Purser Work Station (PWS (VCC)) und Stowages

Das erste Programm war die Leitung eines Entwicklungsprojekts für Buyer-Furnished Equipment (BFE), also von der Airline beauftragte Lieferumfänge. Hier wurde eine Arbeitsstation (Purser Work Station (PWS (VCC)) und zwei Stauraumschränke (Stowages) für eine europäische Airline entwickelt.

Das Programm bestand aus zwei getrennten Regelkreisen, da wir beim Flugzeugbauer zwei unterschiedliche Ansprechpartner hatten:

•Die Stowages sowie der Schweizer Lieferumfang wurde vom Flugzeugbauer als Retrofit-Projekt definiert. Die Kommunikation sowie alle Termine wurden gemeinsam mit dem Schweizer Program-Management abgestimmt und durchgeführt

•Der PWS (VCC) wurde vom Flugzeugbauer als Linefit-Projekt definiert. Alle Abstimmungen (z. B. Kommunikation und Termine) erfolgte direkt mit der Airline und dem Flugzeugbauer

Zum Start wurden die Termin-, Maßnahmen- und Deliverable-Pläne überarbeitet und abgestimmt. In der Regelkommunikation wurden mehrheitlich technische Themen besprochen und alle Maßnahmen in die Maßnahmenliste überführt und abgearbeitet. Um Designelemente abzusichern, wurde in Absprache mit allen Beteiligten ein Mock-up gebaut und vorgestellt.

Eine Herausforderung bestand bei den Änderungsanforderungen (Master Changes). Etliche technische Änderungen waren mit der Airline vereinbart und umgesetzt, aber nicht angeboten worden. Die Angebote wurden erstellt, eingereicht und vom Kunden freigegeben.
Die DDR-Phase für die PWS war nicht Teil des Ursprungsangebots, wurde vom Flugzeugbauer verlangt. Die Aufwände für die zusätzliche Phase wurde angeboten, verhandelt und vom Kunden freigegeben.

Die Airline hat uns im Projekt informiert, dass der ursprüngliche On-Dock Date (ODD) um ein Jahr verschoben wird. Dies erforderte eine umfassende Überarbeitung der gesamten Planung (Meilensteintermine, Deliverable-Termine und Terminpläne) in enger Abstimmung mit allen beteiligten Parteien (Airline, Flugzeugbauern, interne Kunden, Schweizer Program-Management und dem Führungskreis)

Eine weitere Herausforderung war der Ausfall einer sehr erfahrenen Projektleiterin Entwicklung (PLE). Hier haben wir den Ausfall kompensiert und den neuen PLE mit dem Team eingearbeitet. In der Übergangsphase habe ich in Abstimmung mit dem Leiter Entwicklung und dem neuen PLE bei der übergeordneten Organisation unterstützt.

Die Kosten (NRC und RC) und die mit dem Endkunden vereinbarten Gewichte mussten eingehalten werden. Hierfür habe ich ein Tracking aufgebaut und bei Abweichungen Maßnahmen mit dem Team definiert und umgesetzt.

Nach dem Design Release durch die Entwicklung haben wir offene Fragen mit dem Industrial Engineering geklärt und die Einkaufsphase gestartet.

Programme umsetzen - Übernahme BFE Project Trolleygaragen

Das Retrofit-Programm wurde für eine europäische Airline umgesetzt. Vor dem CDR-Termin wurde im Flieger festgestellt, dass die Konturvorgabe in der technischen Spezifikation überarbeitet werden musste. Somit musste die Kontur der Trolleygaragen angepasst werden. Das führte zur Überschreitung der vorgegebenen technischen Vorgaben (Deflection). In Abstimmung mit allen Beteiligten wurde der On-Dock Date (ODD) verschoben. Somit wurden auch die Meilensteintermine / Deliverables-Termine / Terminpläne überarbeitet und abgestimmt.

Für das Programm wurden die Entwicklungsbudgets, die RC-Kosten sowie die Gewichtsvorgaben eingehalten. Für die offenen Änderungsanforderungen (Master Changes) habe ich die Preisverhandlungen vorbereitet.

Programme umsetzen - BFE Project FRM, RSM und Pantry

Der Head of Sales & Programs hat in einem Linefit-Programm mit hoher Priorität Unterstützung benötigt. Sukzessive wurden neue Aufgaben übernommen wie die Übernahme des wöchentlichen Regeltermins mit der Airline. Auch die Erstellung von Statusreports für unterschiedlichste Stakeholder war ein Teil der Aufgaben.

Der komplexe Terminplan für vier Flugzeugkonfiguration wurde überarbeitet. Für zwei Flugzeugkonfigurationen mit unterschiedlichen Lieferumfängen (Mock-ups, Head of Version (HoV) und Shipset 2) wurde die Terminschiene unter Einbindung externer Lieferanten und der Produktion mit dem Head of Sales & Programms optimiert.

Als Vorbereitung für den Termin des Head of Sales & Programs in den USA habe ich die Kundenpräsentation erstellt und abgestimmt sowie die Profitabilitätsübersicht (RC und NRC) für zwei Flugzeugkonfigurationen für Preisverhandlungen mit dem Team vorbereitet.

Programme umsetzen - Übernahme von zwei neuen Partition-Projekten

Folgender Kunden wurden betreut:

• Retrofit-Programm für eine europäische Airline und
• Linefit-Programm für eine internationale Airline

Die Partitions waren Teil einer größeren Beauftragung und das Vorgehen wurde mit dem Schweizer Program-Management abgestimmt.

Hier mussten die Meilensteintermine / Deliverables / Terminpläne mit Airline, Flugzeugbauer und dem Schweizer Program-Management abgestimmt werden. Im laufenden Projekt wurden die Kosten und Gewichte überwacht und eingehalten. Auch Änderungen an den Partitions wurden über Master Changes (Änderungsanforderungen) an die Kunden adressiert.

Alle Meilensteintermine wurden wie vereinbart erfolgreich umgesetzt.

In einem der Programme gab es bezüglich des Designs Einwände seitens der EASA (European Union Aviation Safety Agency). Diese konnten mit der Hilfestellung des gesamten Teams aus Airline, Flugzeugbauer und Kunde unter Berücksichtigung der EASA-Vorschläge gelöst werden.

Für die europäische Airline wurde ein Mock-up als Demonstrator für die Purser gewünscht. Dieser wurde am Hauptsitz der Airline vorgestellt und das Konzept wurde begeistert aufgenommen.

Als etablierter Ansprechpartner ab dem Kick-off habe ich beide Programme an einen neu eingestellten Program Manager kurz vor den CDR-Terminen übergeben.

Sonderthemen umsetzen

Am Standort habe ich Mitarbeiter in MS Project geschult. Ziel war, die Umstellung von Excelprojektplänen auf MS Project zu unterstützen. Um klare Prozesse und Standards zu gewährleisten, habe ich verschiedene Arbeitsanweisungen erstellt (z. B. Aufbau einer Projektplanung, Lessons Learned-Vorgehen,….).

Ein wichtiger Punkt für den Head of Sales & Programs war die Erstellung einer übergreifenden Projekt-Reporting-Präsentation. Die ersten Slides wurden in Neuprojekten eingesetzt, um eine transparentere und effizientere Kommunikation zu gewährleisten.

Eine Übersicht aller Programm-Meilensteine in Excel sollte durch eine Übersicht in MS Project ersetzt werden. Hier habe ich ein Konzept für alle laufenden und potenziell neuen Programme in MS Project entwickelt. Die Datei aktualisiert sich beim Öffnen automatisch. Das ermöglicht eine übersichtlichere und strukturiertere Projektverfolgung.

Ein neuer Mitarbeiter in der Abteilung Program Management wurde von mir eingearbeitet und intensiv gecoacht. Hier wurde neben offenen Punkten auch das Vorgehen in den Programmen abgestimmt.

Ergebnis:

• Übernahme von Programmen und Etablierung / Weiterführung einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit internationalen Partnern (Airlines, Flugzeugbauern und kundenintern)
• Erfolgreiche Umsetzung der Meilensteine von Kick-off über PDR und DDR bis hin zum CDR
• Einhaltung von Kosten- (NRC, RC) und Gewichtsvorgaben in betreuten Programmen
• Änderungsanforderungen (Master Changes) kalkuliert, dem Kunden vorgestellt und Freigaben erhalten
• Nahtlose Integration neuer Teammitglieder und Kompensation unerwarteter Personalausfälle
• Head of Sales & Programs bei verschiedenen Themen beraten einschließlich der Umsetzung von Sonderprojekten
• Mock-ups in unterschiedlichen Programmen mit dem Team vorgestellt, um das Design abzusichern
• Einkaufsphase nach Design Release gestartet

Hosam Abu-Rasched
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