Fünf Punkte, um unsere Projektteams effizient zu halten

Fank P. Neuhaus - Spezialist für Brasilien mit Sitz in São Paulo

In vielerlei Hinsicht scheinen kleine Projektteams besser zu sein als große Teams. Da weniger Personen beteiligt sind, können die Teammitglieder stabilere Beziehungen aufbauen. Noch besser ist, dass die bürokratische Verlangsamung durch große Teams nicht unbedingt zum Tragen kommt.

Natürlich kann dies den Spielraum für Ineffizienz verringern, aber es bedeutet nicht immer, dass kleine Teams gut arbeiten. In der Tat ist es nicht ungewöhnlich, dass sich ein Mitarbeiter in einem kleinen Team verbiegt, um die Arbeit von drei Personen zu erledigen.

Somit tun wir unser Bestes, um die Teams so effizient wie möglich zu machen.

1. Klare Kommunikation der Ziele

Je kleiner das Projektteam ist, desto wichtiger ist die Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters, des Projektmanagers und der Interim Manager – und desto mehr Raum gibt es, um zusammenzuarbeiten, anstatt nur zu verwalten. Ich habe für mich schon früh erkannt, dass es hilft, mit jedem Teammitglied einzeln zu sprechen und ihm spezifische und klare Definitionen der Ziele für das Unternehmen transparent zu präsentieren. Man kann seine Ziele nicht nur einmal vor der ganzen Gruppe erklären und hoffen, dass jeder die Message verstanden hat. Es sind diese individuellen Verbindungen, die dazu beitragen, dass alle auf der gleichen Seite stehen, um dann gemeinsam voran zukommen.

Und warum, wo spürt man das direkt? Genau dort, wo ich einige der Projektziele taktisch, nicht strategisch, überarbeiten musste. So mußte ich nicht nur erklären, was die neuen Ziele auf einer Person-zu-Person-Basis waren, sondern ich nutzte auch die Gelegenheit, um zu veranschaulichen, warum sich die Dinge änderten. In großen Teams hat man diesen Luxus einfach nicht. Die anerkennenden Blicke auf den Gesichtern meiner Teammitglieder zu sehen und tatsächlich zu hören, wie, ob und wo sie zustimmen – und Fragen stellen – versicherte mir, dass jeder wusste, was zu tun ist.

2. Den Leuten Freiheit geben, dann wird sie auch bewahrt

Im Gegensatz zu einem großen multinationalen Unternehmen, in dem die Titel der Mitarbeiter die Aufgaben widerspiegeln, welche sie erledigen, müssen die Mitarbeiter in kleineren Teams mehrere Rollen auf einmal übernehmen. Dann besteht unser Content-Team vielleicht nur aus zwei bis fünf Personen. Die Bandbreite ist dann wirklich groß. Das läßt diese Leute sehr gut verstehen, wie das Projekt funktioniert.

Damit man das aber gut machen kann, braucht man Autonomie. Und während ich solche Projektfortschritte beobachte, wie sich meine Teammitglieder in diesen breit gefächerten Rollen weiterentwickeln, versuche ich immer wieder mit allen zu besprechen, welche neuen, übergeordneten Aufgaben wechselseitig zu übernehmen sind. Das motiviert, die Messlatte für die eigene Arbeit noch höher zu legen, da bereits die Freiheit vorhanden ist, neue Dinge auszuprobieren. Und in solchen entscheidenden Situationen lasse ich ihnen diese Freiheit, anstatt Mikromanagement zu betreiben.

3. Automatisieren, auslagern, wo immer möglich

Meine Erfahrung zeigt klar, dass kleine Projektteams eine große Wirkung erzielen, indem die Vorteile von Webtools jeder Art genutzt werden und somit die bei der Automatisierung von Aufgaben helfen.

Für größere Aufgaben im z.B. IT-Management oder Social Media Design, welche einen Spezialisten benötigen, verlasse ich mich eher auf Freiberufler, da diese bereits gut ausgebildet sind, um diese Art von Projekten zu bewältigen. Damit wir kleine Teams in den Projekten bei den Mandaten florierend halten und effizient arbeiten können, haben wir über mehr als eine Dekade ein Netzwerk von Freelancern in Brasilien aufgebaut, auf welche wir zurückgreifen können.

4. Regelmäßige Besprechungen und kleine Meetings

Ein klarer Vorteil eines kleinen Projektteams ist, dass ich im Projekt jedes Mitglied auf einer persönlichen Ebene kennenlernen kann. Durch die nun als mehr 16-jährige Projekterfahrung im Interim Management brauche ich regelmäßig nur wenige Minuten, um mich mit den Mitarbeitern online und/oder persönlich zu treffen.

Indem ich Meetings kurz halte, kann ich im Projekt die sehr wichtigen, aber weniger formellen Kommunikationswege offen halten. Dazu gehört unbedingt auch persönliche Ermutigung, Lob und konstruktives Feedback.

5. Eine unschlagbare Kultur schaffen

In einem kleinen Projektteam, mit begrenzten Ressourcen, ist es wichtig, sich auf die Leidenschaft des Teams zu verlassen, um den Schwung aufrechtzuerhalten. Es ist diese Leidenschaft, die ein Projekt wirklich zum Erfolg führt und die Mitarbeiterbindung erhöht. Und das liegt zu einem großen Teil an einer Arbeitsumgebung, die Menschen von innen heraus anspricht und begeistert. 

Nicht wenige Mandanten neigen dazu, den Einfluss der Projektkultur auf die Leistung zu übersehen. Aber meiner Erfahrung nach sind die Zusammenhänge leicht zu erkennen. Wir haben das erreicht, indem wir Vertrauen betont haben, die richtige Mischung von Menschen zusammengebracht haben (Stichwort: Profiling), eine gemeinsame Vision geschaffen haben und eine große Dosis an Inspiration und Spaß mit einbezogen haben.

Der Vorteil kleiner Projektteams ist, dass es einfach ist, die Kultur auf bescheidene Art und Weise zu gestalten – sei es durch das Testen von Belohnungsstrategien, durch gesellige Ausflüge und Happy Hours oder einfach dadurch, dass man als Projektmanager verfügbar ist und die Bedürfnisse der Mitarbeiter versteht.

Fazit

Bei der Leistung eines kleinen Projektteams geht es vor allem um Beständigkeit, gute Gewohnheiten aufrechtzuerhalten, auf schlechte zu achten und den Kurs bei Bedarf anzupassen. In mehr als 16 Jahren haben wir uns bei iManagementBrazil daran gewöhnen können, diese fünf Punkte in den Projektteams zu implementieren und somit mit Blick auf das Resultat für den Mandaten effizient zu bleiben.

Frank P. Neuhaus
Profil bei UNITEDINTERIM

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