Not, Macht oder Ohnmacht der Transformation? Wie ein Interim-CIO Unternehmen digitalisiert

Die Rolle eines Interim CIO

Ein Interim-CIO wird typischerweise in Situationen eingesetzt, in denen ein Unternehmen vor großen digitalen Herausforderungen steht. Die Aufgabe ist in vielen Fällen: Die Business-Transformation ermöglichen, die IT-Strategie neu ausrichten und die Digitalisierung des Unternehmens vorantreiben. Und dies stets unter Absicherung gegen die kontinuierlich steigenden Angriffe aus der Cyberwelt.

Der Anstoß für einen solchen Einsatz ist oft in einem oder gleich mehreren Gründen zu finden, wie beispielsweise:

• Grundlegende Automatisierungsbedarfe in der Produktion: Dies erfordert engere Verzahnung mit der IT
• Cyberbedrohungen, welche die Existenz des Unternehmens gefährden: Dies erfordert tiefe technische Änderungen der IT
• Kostensteigerungen der IT aufgrund Digitalisierungen begegnen. Oftmals ist ein Sourcing mit Partnern ein wichtiger Stellhebel. Dies erfordert eine neue IT.
• Mehr Reaktionsgeschwindigkeit der IT und mehr Nähe zum Business wird benötigt. Da ist oft ein grundlegenderer agiler Wandel der IT nötig
• Die Zusammenfassung von IT-Services, oftmals auch HR-, FI-Services, in einem Shared Service, um Effizienzen zu heben: Das erfordert ein neues Set-up.
• Und selbstredend die Künstliche Intelligenz als Potenzialträger: Die Schaffung einer Governance und eines KI-Portfolios sowie Methodik: Dies muss verankert werden in der IT
• Oftmals ist der Anstoß gar ein nötiger Führungswechsel an der Spitze. Im Rahmen einer Nachfolgeregelung werden dann auch alle nötigen Themen zusammen angefasst.

Was auch immer der Anstoß ist, letztlich fließen viele Änderungstreiber ein. Das methodische Vorgehen ist stets dasselbe. Am Ende steht eine neue, stabile IT-Funktion bereit und getragen von selbstbewussten Führungskräften im Schulterschluss mit dem Business. 

Der Methodische Ansatz

1.  Weitwinkel-Analyse - mit externer Linse

Der erste Schritt eines Interim- CIO ist stets ein schnelles Screening der bestehenden IT-Landschaft und der digitalen Reife des Unternehmens. Dies erfolgt stets vor dem Hintergrund breiter Erfahrung aus anderen Branchen. Dabei wird besonderes Augenmerk auf den Abgleich zwischen Geschäftsstrategie und IT-Fähigkeiten gelegt.  

2.  Entwicklung eines neuen IT Target Operating Models  -  TOM

Basierend auf der Analyse und breiter Abstimmung in Management-Board und ggf. Eigentümern / Aufsichtsräten wird ein zukunftsfähiges Betriebsmodell für die IT entworfen, das sogenannte IT TOM. Dies umfasst typischerweise, aber nicht abschließend:

• Definition von Vision und Mission für die zukünftige IT
• Design eines passenden Sourcing-Modells
• Entwicklung eines Service-Modells
• Technologieprinzipien
• Entwurf einer Zielorganisation

Ein derartiges TOM sollte jedes Unternehmen im Wandel stets parat haben. Es ist der Leitfaden für die Führungskräfte der IT in eine abgestimmte Richtung zu entscheiden.

3.  Erstellung einer Transformation Roadmap

Eine detaillierte Roadmap wird erstellt, die sowohl kurzfristige Anpassungen als auch langfristige Investitionen beinhaltet. Diese Roadmap zeigt, wann und wie sich beispielsweise die Zusammenarbeit mit Sourcing-Partnern ändert und wann sich die interne IT-Organisation ändern wird. Die Roadmap dient als Fahrplan für die Umsetzung des neuen TOM.

4.  Implementierung von IT-Governance und Cybersecurity

Ein Schlüsselelement ist die Etablierung einer robusten IT-Governance-Struktur und die Implementierung strenger Sicherheitsrichtlinien. Dies umfasst das gesamte Unternehmen und ggf. auch gezielt die Anforderungen an die digitale Anbindung von Kunden oder Lieferanten. Konkret kann dies auch regelmäßige Sicherheitschecks, Schulungen für Mitarbeiter oder auch externe Anbindungen zum Umfang haben. Eine klare Verantwortlichkeit im Führungsteam ist ein zwingendes Ergebnis der Arbeit.

5.  Neubau des IT Hauses

Der strukturelle Umbau der IT erfolgt typischerweise in mehreren Stufen. Dies ist darin begründet, dass verschiedene Änderungen verschiedene Zeitachsen erfordern. Ebenso erfordern einzelne Schritte unterschiedliche Erklärungen ggü. Team und der Mitbestimmung. Typische Schritte sind:

1. Schaffung grundlegender Fähigkeiten (z.B. IT-Security-Bereich)
2. Outsourcing von Commodity-Services
3. Reorganisation gemäß des definierten TOM
4. Aufbau neuer Kompetenzen (z.B. IoT, Vendor Management)

6.  Digitale Integrationen 

Ein wichtiger Aspekt ist die Entwicklung von Blueprints für die sichere Integration neuer digitaler Lösungen in bestehende Infrastrukturen, sowohl intern als auch bei Kunden. Typische Anwendungsfälle treten auf im Bereich der Produktion und der Integration neuer Maschinen, oft IoT (Internet of Thinks) vernetzt. Aber auch im Rahmen von M&A Deals entstehen Situationen, in denen neue Tochter-Unternehmen / Werke digital angebunden werden müssen. Oftmals unter Zeitdruck, aber eben sicher. Wer hier auf Blueprints zurück greifen kann ist klar im Vorteil.

7.  Change Management und Digital Adoption

Der Erfolg der Transformation hängt maßgeblich von der Unterstützung und Ausgestaltung der Belegschaft ab. Je nach Grad der externen Anbindungen von Kunden, Lieferanten eben auch der Schlüsselpartner auf deren Seite.

Ein Interim-CIO gestaltet dies oftmals aus einem dediziert etablierten Transformation Office. Dieses erschafft und koordiniert zentral die nötigen unterstützenden Maßnahmen in alle Richtungen. Dies können oftmals auch cross-funktionale Austauschformate sein oder auch praxisnahe Lernansätze anstatt klassischer Schulungen. 

Tragende Zusammenarbeit über die Gremien

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Interim-CIO ist die Schaffung einer tragenden und unterstützenden Zusammenarbeit über alle Ebenen, Führungsgremien, und Boards hinweg. Besonders relevante Stakeholder und Zusammenarbeitsformen sind typischerweise:

• Regelmäßiger und enger Austausch mit Eigentümern und Beirat
• Tiefer Einblick und Abstimmung mit CEO
• Klares Backing des CFO und hinreichende Unterstützung in Gremien
• Einbindung der IT-Bereichsleiter als Gestalter der Transformation
• Klare Kommunikation komplexer IT-Entscheidungen in die Belegschaft
• Regelmäßige Austausche in Business-Führungsgremien

Für viele der genannten Gremien und Rollen wird dies ein sehr grundlegender Kulturwandel sein und ein Schritt aus der persönlichen Komfortzone. Und das ist gut so. 

Die Wirkung eines Interim CIO

Die Ergebnisse eines erfolgreichen Interim CIO-Einsatzes sind vielfältig:

• Wiederherstellung des Business-IT-Fits
• Aufbau eines kompetenten IT-Teams und selbstbewussten IT-Leadership-Teams
• Beseitigung technologischer Altlasten
• Etablierung hoher Sicherheitsstandards
• Schaffung einer klaren digitalen Vision
• Vorbereitung einer nachhaltigen Führungsstruktur

Über alle Punkte hinweg profitiert ein Unternehmen von den Best-Practices und branchenübergreifenden Erfahrungen eines Interim-CIO. Dies ist oft der Schlüssel zum Erfolg.

Fazit: Flexibilität und Effizienz für die digitale Zukunft

Der Einsatz eines Interim-CIO bietet Unternehmen die Möglichkeit, in kurzer Zeit tiefgreifende Veränderungen anzustoßen und umzusetzen. Durch Erfahrung, Flexibilität und spezialisiertes Wissen können Interim-CIOs Unternehmen effektiv durch komplexe Transformationsprozesse führen und sie fit für die digitale Zukunft machen.

Quelle des Haus der IT: Daniela Hellwig und Karl-Heinz Schulte, IT und Digitales für Aufsichtsräte und Beiräte, erschienen im Diplomatic Council Verlag, 2024

Karl-Heinz Schulte
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