HR auf Knopfdruck: Jobarchitektur fördert die Digitalisierung

In der heutigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung für Unternehmen in allen Branchen ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben und effizient zu arbeiten.

„Das schafft freie Ressourcen für interne Mitarbeiter und wir können sie mit wertschaffenden Aufgaben betrauen. Diese Umstellung der Tätigkeiten muss aber orchestriert werden". Mein Statement aus meinem letzten Pitch bei einem Mandanten in der Automobil-Zulieferung.

Die Jobarchitektur nimmt dabei eine zentrale Rolle ein, denn sie bildet die Grundlage für eine effektive Digitalisierung in der HR-Funktion. Für Unternehmen besteht weiterhin die Notwendigkeit, sich teilweise neu zu erfinden. Dies bedeutet, dass neue Geschäftsmodelle entwickelt, agilere Organisationsstrukturen aufgebaut und neue Arbeitsformen etabliert werden müssen. Die HR-Funktion hat mit den bestehenden Lösungen und Instrumenten Schwierigkeiten, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten. Ein Grund hierfür kann das unsystematische Wachstum von Stellen und Strukturen sowie das verzögerte "Abmanagen" von Überholtem sein. Diese beiden Aspekte verursachen hohen Aufwand für das gesamte HR-Leistungsspektrum. Gleichzeitig werden durch die Einführung von Self-Services und IT-Lösungen auch Führungskräfte und Mitarbeiter zu direkten Nutzern der HR-Instrumente. Um die Komplexität zu verringern und Flexibilität im Personalmanagement für die Nutzer zu ermöglichen, ist eine einheitlich verständliche und abgestimmte Stellenstruktur zwingend nötig.

Lassen Sie mich an konkreten Beispielen den Nutzen dieser Kraftanstrengung verdeutlichen.

Was sind die Use Cases für die Gestaltung und Implementierung der eigenen Jobarchitektur?

Beispiele aus deutschen Unternehmen

1. Traton Group und Daimler AG: Beide Unternehmen haben ebenfalls eine Jobarchitektur eingeführt, um u.a. die Zusammenarbeit der Inhaber einer Jobfamilie zwischen verschiedenen Standorten (global) und Einheiten zu verbessern und durch vorhandene „expert collaboration tools" Austausch auf der direkten Arbeitsebene zu ermöglichen. Dies führt zu einer effizienteren Wertschöpfung. Zusätzlich nehmen die Mitarbeiter eine wesentlich flexiblere Arbeitsumgebung wahr.
2. Mann+Hummel: Das Unternehmen legt großen Wert auf Talentmanagement bei gleichzeitigem Aufbau effizienter Arbeitsstrukturen in einem zukunftsgerichteten Human-Ressource-Setting. Die Zielsetzung für die Etablierung einer Jobarchitektur geht auch stark auf den Bedarf einer mitarbeiterorientierten Karriereentwicklung zurück. Hierfür sind Kompetenzprofile für alle Level und Jobfamilien erarbeitet worden, anhand derer ein automatisiertes Learning Management effizienter ermöglicht werden kann.
3. BASF SE: BASF hat eine Jobarchitektur entwickelt, die auch auf modernen Karrierepfaden basiert. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Karriereziele individuell zu definieren und entsprechende Entwicklungsmaßnahmen zu ergreifen oder sogar einzufordern. Es ermöglicht auch, dass ein professionelles globales Talent&Learning-Management frühzeitig Lernfelder planen kann und ein effizientes und modernes Angebot – ausgerichtet auf ein strategisches Zielbild – gestalten kann.
4. Deutsche Telekom AG: Die Deutsche Telekom hat ihre Jobarchitektur weiterentwickelt, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden. In die bestehenden Karrierepfade konnte die Weiterentwicklung der digitalen Kompetenz passgenau für Level und Jobfamilie einbezogen werden. Zusätzlich ermöglich die Entkopplung der Jobarchitektur – d.h. Karrierelevel, Jobfamilien und Stellentitel – von der Aufbauorganisation einen großen Freiraum für organisatorische Anpassungen aufgrund neuer Geschäftsmodelle.
5. BMW und Siemens haben u.a. Reverse Mentoring eingeführt, bei dem junge "Digital Natives" erfahrene Manager in der Nutzung moderner Kollaborations-Technologien unterstützen. Durch die aufgebaute Stellenstruktur ließen sich in kurzer Zeit Matches zwischen technologieaffinen und klassischen Führungsfunktionen generieren. HR-Business Partner müssen nicht mehr mühselig in der Organisation nach potenziellen Mitarbeitenden suchen, sondern schauen sich die Jobfamilien und einheitlichen -Titel in den Organisationsbereichen an, um zielgerichtet auf die Mitarbeiter zugehen zu können.

Die Herausforderungen der Implementierung einer Jobarchitektur

Die Einführung einer Jobarchitektur ist nicht ohne Herausforderungen. Unternehmen stehen oft vor der Aufgabe, bestehende, historisch gewachsene und unsystematische Jobstrukturen zu überwinden. Einige der häufigsten Schwierigkeiten sind:

1. Ungleichmäßige Jobstrukturen: Viele Unternehmen haben Jobtitel und -strukturen, die nicht standardisiert sind und sich evolutorisch entwickelt haben. „Alte Zöpfe abzuschneiden" ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung für die operative HR-Arbeit.
2. Fehlende Transparenz: Ohne eine klare Jobarchitektur ist es schwierig, die Anforderungen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen Positionen zu verstehen und auch den Mehrwert richtig einzuordnen. Hier erleben die HR-Kollegen lange und widersprüchliche Diskussionen zu einem Präzedenzfall, der sich leider in der Funktionsbewertung nicht skalieren lässt.
3. Kulturelle Widerstände: Mitarbeiter und Führungskräfte können sich gegen Veränderungen wehren oder forcieren die Veränderungen individuell, insbesondere wenn diese als Bedrohung oder als Chance für bestehende Einordnungen in der Organisation wahrgenommen werden.
4. Technologische Herausforderungen: Die Integration neuer HR-Technologien erfordert eine solide Grundlage, die durch eine Jobarchitektur bereitgestellt wird. Ohne Jobarchitektur bauen Sie eine IT-Autobahn, aber den individuellen Autos fehlen die Reifen zum Befahren.

Die Vorteile einer Jobarchitektur

Trotz dieser Herausforderungen bietet eine Jobarchitektur zahlreiche Vorteile, die die Digitalisierung in der HR-Funktion erleichtern:

1. Unternehmensweite Transparenz: Eine Jobarchitektur ermöglicht eine einheitliche und vereinfachte Strukturierung von Stellen, was zu einer besseren Übersicht und Klarheit für das Business und die Führungskräfte führt.
2. Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten: Durch klar definierte Karrierepfade und Joblevels können Mitarbeiter ihre Karriereentwicklung auch in die eigene Hand nehmen und verfolgen.
3. Effizienzsteigerung: Eine Jobarchitektur hilft, den HR- und den Führungsaufwand zu reduzieren, indem sie eine standardisierte Struktur schafft, die leichter zu verwalten ist.
4. Verbesserte Employee Experience: Mitarbeiter profitieren von klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, was zu einer besseren Orientierung und Arbeitszufriedenheit führt.

Fazit

Die Implementierung einer Jobarchitektur ist ein entscheidender Schritt zur Förderung der Digitalisierung in der HR-Funktion. Erfahrungsgemäß wird der Aufwand und insbesondere die erforderliche Zeit von der Geschäftsleitung oft unterschätzt. Als Zwischenlösung werden eigene PowerPoint-Charts in den Bereichen entwickelt, wie ein Karrierepfad basierend auf einer internen Bereichs-Jobarchitektur ausgestaltet werden kann. Dies ist ein guter Anfang, allerdings nur ein Anfang.

Deshalb empfehle ich:

- die Einbeziehung kritischer Vertreter aus dem Business

- die gleichwertige Einbindung der HR-Abteilungen Talent Management und Compensation & Benefits als Projektleiter. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Use Cases tatsächlich wirksam werden und der Gesamtnutzen für alle Beteiligten im Unternehmen sichergestellt wird.

- die Einplanung einer realistischen Laufzeit der Projektphasen von insgesamt 2-3 Jahren

Quellen: Eigene Erfahrungen und im Internet verfügbare Informationen

Dr. Güldem Demirer
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