ERP-Implementierung: Mehr als Customizing von Navision

Branche: Grundstoffindustrie (Quarzsand und Kaolin) 

Linienfunktion: IT/Organisation - Mitglied im Lenkungsausschuss 

Thema: ERP-Implementierung, Navision, Re-Organisation, Kostenrechnung, MIS/BI 

Umsatz: 70 Mio. Euro

Mitarbeiter 300

Aufgabe:

Es gab 5 Gesellschaften im Inland in einem stufigen Produktionsverbund von der Gewinnung über Veredlungsstufen bis Verpackung und Kommissionierung. Dazu gab es noch 2 Produktionsgesellschaften im Ausland, sowie ein Lager im Ausland, das aber einer Gesellschaft im Inland zugehörig war. Die Firma arbeitete mit einem schlecht funktionierenden MS Navision mit rudimentärer Kostenstellenrechnung und ohne Kostenträgerrechnung und Bestandsführung, Nur die Inventur zum Jahresabschluss ergab Bestandswerte. Jede Firma war separat im Navision abgebildet und arbeitete mit eigenen Geschäftsführern relativ autonom. Eine Abstimmung der Bedarfe war nur manuell möglich und erfolgte in Abstimmungsrunden. Als Informationsbasis für die Vertriebssicht war TARGIT im Einsatz. Das BI zeigte aber noch nicht die kürzlich entworfene, strategisch konzipierte Cluster-Sicht. Die Einführung MS Navision AX war geplant. In diesem Projekt war ich beauftragt, die Veränderungen und Integration der Teil-Prozesse der beteiligten Organisationseinheiten zu gewährleisten und die Veränderung der Prozesse mit der gebotenen organisatorischen Integration sicherzustellen.
Grundlegende Themen waren anfänglich: (1) Aufbau von Zentralfunktion Vertrieb; (2) Aufbau Kostenrechnung und Bestandsbewertung; (3) Aufbau Cluster-Ergebnisrechung, Im Verlauf des Projektes ergab sich noch die Notwendigkeit, ein neues Preis-und Konditionensystem und ein am Cluster orientiertes kundenspezifisches Verkaufspreis-Kalkulationsmodell zu entwicklen. 

Lösung:

(1) Teambildung: Insbesondere wegen der separierten Funktionsweise des Unternehmenssverbundes war dies die errste Massnahme. Das erste Ziel war, intern das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Einführung eines integrierten ERP-Systems zu wecken. Der Schwerpunkt der Aufklärungsarbeit waren die funktions- und modulübergreifenden „Cross-Themen". So habe ich von Anfang an, neben allen Funktionsträgern der Fachabteilungen, auch alle externen Berater für die einzelnen Module mit einbezogen. Dies stellte sich im Verlauf des Projektes als die absolut erforderliche Klammer da, zumal nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Berater vielfach nur in ihren "Silos" dachten. Insbesondere beim Customizing und der Integration über die "unit"-Grenzen hinweg ist ein Zusammenspiel der Module unabdingbar.

(2) Konzeptentwicklung und Umsetzung: Das Konzept wurde massgeblich von mir entwickelt.

(2.1.) Zentralfunktionen im Konzern: (a) In Erweiterung des ursprünglichen Scopes habe ich im Lenkungsausschuss vorgeschlagen, weitere Zentral-Funktionen zu etablieren  (wenn schon, denn schon ). So wurde der Scope wie folgt erweitert: Zentraler Vertrieb plus Zentraler Einkauf (nur D) plus, Zentrale Instandhaltung (nur D). (b) Den jeweiligen Material-, Beleg- und Datenfluss mit automatischer IC-Verrechnung habe ich dafür grundlegend skizziert. Bestellungen erfolgen bedarfsorientiert und werden automatisch in Aufträge in der empfangenden Gesellschaft eingelastet, ausgeführt und berechnet, und die Rechnungen werden beim Besteller im Abgleich mit der Bestellung automatisch verbucht. (c) Umstellung auf Kommission anstatt Einkauf/Verkauf für Beschaffung und Vertrieb, um die Aufblähung von Umsatz und/oder Materialeinsatz bei Kauf und Verkauf zu vermeiden. (d) Bestell- undRechnungsprüfungsprozess iIm Acht-Augen-Prinzip automatisiert (genehmigte Bestellung löst bei funktionaler Trennuung und definierten Abweichungslimits Zahlung aus); in der Belegfolge: Bestellanforderung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungseingang, Verbuchung, Zahlungsvorschlag; Zahlung.

(2.2) Kostenrechnung; (a) Kostenstellenrechnung mit mehrstufigem Betriebsabrechnungsbogen (BAB) wurde eingeführt. (b) Kostenträgerrechnung kalkuliert nun Plan- und Istwerte. Bestandsführung über alle Stufen wurde ermöglicht. Projektmodul wurde auf meine Empfehlung zur besseren Abwicklung und Überschaubarkeit eingeführt und zwar für Instandhaltung, Investition und Vertrieb (Objektgeschäft, Musterprozess, Reklamation). (c) Cluster-Ergebnisrechnung in AX-BI: wegen Selektion definierter Produktgruppen! in definierten Branchen! habe ich ein neues Konzept für das BI mit zwischengelageter weiterer Rechenebene entwickelt. Preis-und Konditionen-System und Verkaufspreis-Kalkulation wurde von mir entworfen und sukzessive umgesetzt 

Ergebnis

Ein hoch integriertes System wurde gemäss meinem Konzept erfolgreich implementiert und schafft nun saubere Prozesse und "Klare Sicht der Dinge".
Mehrfach habe ich falsche Ansätze des beauftragten Systemhauses im Rahmen der Cross-Themen-Teams korrigieren können. Im Nachhinein, nach Beendigung meines Mandates, haben mich Mitarbeiter des Systemhauses nochmals kontaktiert und darüber informiert, dass meine Gedanken zum Aufsatz richtig waren und Navision „läuft"!

Hans Rolf Niehues
PROFIL BEI UNTEDINTERIM

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