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Change Management - die Organisation in einen neuen Zustand transformieren!
Eine Unternehmung ist das koordinierte Zusammenspiel vielfältiger Faktoren.
Mensch: Mitarbeiter, Kunden, Partner
Maschine: Maschinen, Anlagen, Hardware
Organisation: Prozesse, Abteilungen
Daten: Software, Belegdaten, Stammdaten
Information: Markt, Kunden, Lieferanten, Umwelt
In heutigen Organisationen sind die Funktionen in Abteilungen zusammengefasst und damit auch in ihrem Selbstverständnis, ihren Verantwortlichkeiten und Kenntnissen getrennt. Sie sollen aber positiv zum grossen Ganzen beitragen und dazu trägt die Hierarchie bei. Nun sind Organisationen in der Regel aber auf wiederkehrende Tätigkeiten ausgerichtet und nicht auf Veränderungsprozesse.
Wer nicht weiss, wohin er will, weiss nicht, welcher Wind gut ist!
Dies bedeutet in der Praxis von Veränderungsprozessen, die beteiligten Beschäftigten „mit auf die Reise" zu nehmen, sie zu „Mit"-Arbeitern zu machen. Und dabei sollten wir das Management nicht aussen vor lassen.
Eine Vision vermitteln: Beteiligte von der Sinnhaftigkeit überzeugen - Mit-Streiter suchenZiele erklären: Wege dahin erläutern – das Machbare aufzeigen
Round Table aller Funktionen schaffen: Miteinander über Abteilungsgrenzen hinweg – Verständnis für das integrative Ganze
Im ersten Schritt muss den Beteiligten das Warum der angestrebten Veränderung dargelegt werden. Dabei sind in der Regel auch allen die bestehenden Interdependenzen der Funktions-Silos vor Augen zu führen, die Abhängigkeiten von Entstehung und Erhebung von Stammdaten und Bewegungsdaten und deren Verarbeitung und Verwendung.
"Das haben wir noch nie so gemacht, das geht nicht, wie soll das funktionieren…..?" Oft gehörte Einwände in den ersten Phasen des Projektes. Einige sind von Beginn an aktiv dabei, andere tun sich schwer mit Veränderungen oder sehen keine Lösung.Also heisst es reden, reden, reden, Wege aufzeigen, wie das Ziel erreicht werden kann – und alles als Mantra wiederholen.
Mehrfach kam man im Laufe eines Projektes auf mich zu und machte Vorschläge zu einer Lösung eines Problems, das diskutiert worden war. Und, es war im Kern die Lösung, die ich in den Gesprächen immer wieder aufgezeigt hatte. Aber jetzt war es die Idee des Mitarbeiters, von innen heraus formuliert und in die Debatte eingebracht. Sie wird jetzt positiv gesehen und nachhaltig wirken.
Mit zunehmendem Fortschritt im Projekt und vielem „An-die-Hand-nehmen" gewinnt das Zutrauen und so werden die ersten Schritte zur Nachhaltigkeit getan.
„Für den, der es nicht tun muss, ist alles einfach.", sagte mir mal jemand in einem ERP-Projekt. Ich stehe auf dem Standpunkt, dass dann handwerklich gezeigt werden muss, dass es funktioniert. So hatte ich z.B. einmal vorgeschlagen, Buchung in EXCEL zusammenzufassen und einen Upload zu machen. Der Buchhalter war jedoch nicht EXCEL-versiert. Ich habe ihm EXCEL beigebracht und einen Upload im Testsystem gemacht. Viele Massenbuchungen wurden nachher auf diesem Wege durchgeführt.
Das Projektteam setzt sich Mitarbeitern aus allen Abteilungen zusammen, die alle Funktionen in der Unternehmung repräsentieren. Dieser runde Tisch schafft meiner Erfahrung nach die Basis, dass das Gesamtsystem in der Praxis reibungslos ohne Brüche laufen kann. Man denke an Stammdaten, die mehr als eine Funktion bedienen müssen. Zum Beispiel dient die Artikelhierarchie dem Verkauf, dem Einkauf, der Produktion, der Lagerwirtschaft. Die Anforderungen aller Beteiligten müssen verstanden und im Prozess berücksichtigt werden. Wer hat die Hoheit und Kontrolle? Beleg- und Datenflüsse müssen alle Beteiligten erreichen. Wer ist Beteiligter, in welchem Umfang?
Eine Bemerkung von Teilnehmern am Runden Tisch höre ich immer wieder: „Damit habe ich doch gar nichts zu tun!" Und es zeigt sich in der Regel, dass gerade diese Person im Laufe der Diskussion einen berechtigten Einwand vorbringt, der von den anderen mangels Erfahrung und Tätigkeit nicht berücksichtigt worden war. Damit ist die Teilnahme aller wesentlich und schafft dann auch ein Gefühl der Gruppenzugehörigkeit.
Team bilden, alle mitnehmen, machen!
Wenn der Wind weht, entscheidet die Stellung der Segel!
Aber da sind wir wieder im Bereich eines guten Projekt-Managements.
Die für mich denkwürdigste Aussage nach einem erfolgreichen Umbau einer missglückten ERP-Einführung in einem grossen Konzern gebe ich gerne hier wieder:
Wir hatten die Beschaffung mit Anforderung aktiviert und die Materialwirtschaft installiert. Dies umfasste auch alle Dienstleistungen. So wurde auch das Marketing gegen alle Bedenken und alles Abwehren angehalten, 1 Stück Messe zu bestellen und den „Empfang" einzubuchen, sodass Rechnungsprüfung und der Zahlungsprozess greifen konnten. Die Direktorin Marketing sagte beim Abschied: „Herr Niehues, Sie hatten ja mit allem recht. Das Schlimme war nur, wir mussten uns ändern!" Und darum ging es ja.
Nachsatz:
Durch die weitere Digitalisierung, sei es Industrie 4.0, Big Data oder IoT, werden hohe Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit und Umsetzungsgeschwindigkeit der Unternehmen gestellt. Wegen der zu erwartenden zunehmenden Häufigkeit von Änderungen im Geschäftsmodell, auf Prozesse und Ressourcen empfiehlt es sich für jede Unternehmung ein permanentes „Cross-Over"-Forum zu etablieren, dass auf diese Erfordernisse zeitnah und mit Umsetzungskompetenz reagieren kann. Regelhafter Austausch schafft Verständnis. Firma denken, nicht Abteilungen betreiben!
Gemeinsam ist man stark!
Hans Rolf Niehues – Unternehmensnavigation
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Kommentare 7
Ist dieser Beitrag - und viele der anderen in diesem Blog - eigentlich ernst gemeint?
Eine Buchhaltung in Excel aufzubauen und dann "up-zu-loaden" ist ja das unprofessionellste, was ich je gelesen habe.
Aber ich nehme an, es ist Satire - so wie ein Buchhalter, der kein Excel kann ;-)
Guten Tag, Herr Marquard,
vielen Dank für Ihren Kommentar. Doch, es ist erlebte Erfahrung und ernst gemeint.
Die Ausgangslage war ein stillstehendes ERP- und Finanzsystem unter Oracle in einer Konzernzentrale mit 1.500 Mitarbeitern.
Meine Aufgabe war es, das System zm Laufen zu bringen. Es hat fast ein Jahr gedauert unter Zuhilfenahme von in der Spitze 15 Temps, und weiteren Steuerberatern und Softwareberatern.
Die Wiederbelebung der Buchhaltung war überlebenswichtig, da keine Belege zugeordnet und damit nicht gebucht werden konnten. Zahlungsläufe waren somit nicht möglich. Es gab riesige Berge ungebuchter Eingangsrechnungen. Um die monatlich 1.200 Handy-Telefonrechnungen nicht alle einzeln eintippen zu müssen haben wir uns Dateien der Telefongesellschaft besorgt und diese dann mittels Excel-CSV- Datei in die Buchhaltungssoftware „hochgeladen“. Das Verfahren haben wir auf weitere Verbuchungen von Massendaten übertragen. Ein sicheres und gutes Verfahren, von den Wirtschaftsprüfern abgesegnet.
Der Erfolg: nach einem Jahr Umbau des Systemaufsatzes und Integration und Aufräumen des Belegrückstandes konnte ich einen testierten Fast-Close am 6.Januar melden.
Gern nehme ich jedoch einen anderen Lösungsvorschlag an.
Ihr
Hans Rolf Niehues
Sehr geehrter Herr Marquard,
daran, dass ich Ihren Kommentar freigeschaltet und nicht geblockt habe, können Sie erkennen, welche Bedeutung Offenheit und eine ehrliches Miteinander bei UNITEDINTERIM hat.
Natürlich haben Sie das Recht, jeden einzelenen Blogbeitrag, den Interim Manager hier bei UNITEDINTERIM schreiben, zu kritisieren. Aber ebenso haben die Interim Manager das Recht, einen ebensolchen Beitrag zu schreiben! Als UNITEDINTERIM werden wir nur eingreifen, wenn ein Blogbeitrag verletzend, beleidigend oder rassistisch ist - was noch nie vorgekommen ist. Ganz sicher jedoch nicht, wenn wir fachlich eine andere Meinung vertreten. Ein solches Verhalten wäre aus unserer Sicht eine Zensur - die, jedoch, ist im Umfeld von UNITEDTINTERIM völlig undenkbar!
Wenn man bösartig ist, dann kann man jede einzelen Ihrer Zeilen als polemisch, zumindest aber als nicht sachorientiert titulieren.
Was halten Sie deshalb davon wenn Sie konkret die Blogbeiträge benenenn, die Sie für nicht ernst gemeint erachten? Dazu dann schreiben, wie ein ernst gemeinter Beitrag dann aus Ihrer Sicht aussehen sollte, stellen dann dem Unprofesionellsten das Professionellste gegenüber, das Sie je gelesen haben - und runden das z. B. mit einem Beitrag ab unter dem Titel "Satiriker im Interim Management".
Ich würde mich darüber freuen, denn dies würde die Diskussion im UNITEDINTERIM-Blog weiter befeuern.
Hallo Herr von Polenz,
vom Grundsatz stimme ich mit Ihnen überein. Professionelle Unternehmen buchen mit Profi-Systemen. Nur kommen wir als Interim Manager nicht immer in professionell geführte Unternehmen. Ganz im Gegenteil: Oft kommen wir in Unternehmen, gerade weil sie nicht professionell geführt sind. Ein ERP-System einzuführen ist keine Sache, die im Schweinsgalopp durchgeführt werden kann. Wenn eine solche Einführung nicht als Change Projekt verstanden und durchgeführt wird, ist das Ergebnis oft schlecht, frustrierend und damit nicht nachhaltig. Wenn aber Zeitdruck besteht, dann kann EXCEL eine einfache Übergangslösung sein, die schnelle, wenn auch nicht perfekt Ergebnisse liefert und Vertrauen schafft.
Herr Niehues,
Was Sie beschreiben entspricht ziemlich genau den Phasen 1 bis 3 des 8-Stufen-Modells von Kotter & typischen Widerstanden nach Maurer. Beide haben dazu schon viel anschaulich geschrieben - vor Jahrzehnten! Insofern gebe ich Herrn Polenz Recht. Es ist nicht neu. Trotzdem ist man mit Kotter & Maurer "Geheimnisträger" in 90% aller Unternehmen. Wir, als Interim Manager in solchen Unternehmen, sollten, wie Sie es beschreiben, versuchen die Führungskräfte diesbezüglich mitnehmen, denn es ist elementar für unseren, auch persönlichen Erfolg. Das ist oft schwierig, da viele Führungskräfte extrem sachorientiert sind und weiche Faktoren ignorieren oder abtun. Zur praxisnahen Vermittlung eignet sich sehr gut das Tool Changesetter (seit Januar ActeeChange). Ich nutze es viel (das Coaching Board) und den betroffenen Führungskräften bringt es schnell erstaunlichen Erkenntnisgewinn (schauen Sie mal auf meine Website unter ManageMensch).
Leider stelle ich in vielen Unternehmen fest, dass zwar der Erkenntnisgewinn da ist, die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen, in der Regel Leadership- und Führungsmaßnahmen, dann stockt. Dies liegt häufig daran, dass die oberste Führungsebene ihre Führungskräfte nicht "befähigt" - ganz im Sinne der Phase 5 nach Kotter "Mitarbeiter befähigen", nur eben bezüglich der "Führungskoalition". Hier lohnt es sich Zeit für das Gespräch mit der obersten Führungsebene zu nehmen. Auch da eignet sich der Changesetter.
Mich würde es im Rahmen dieses Blogs interessieren, welche Erfahrungen diesbezüglich andere Kollegen gemacht haben.
Ich freue mich auf eine konstruktive Diskussion!
Gruß
Arne Wölper
Erstaunlich viel Gemeinplätze für einen Interim Manager, der doch spezifische Lösungen für den Kunden umsetzt!
Professionelle Unternehmen buchen mit Profi-Systemen in Buchhaltung und ERP - EXCEL kann nur ein Prototyping Tool sein für schnell Berechnungen und Auswertungen. Der umgekehrte Weg mit Massendaten-Buchungen über EXCEL ist absolut schräg und führt zum Verlust von Revisionsfähigkeit und Integrität der Datenhaltung.
Nachtrag:
Sehr geehrter Herr von Polenz,
in einem Projekt während der Krise war für die Firma Kurzarbeit beantragt und genehmigt worden.
Da die Materialwirtschaft vom alten Management ausgehebelt worden war, herrschte hier Chaos in
der Materialversorgung. Grundlegend mussten neben der Re-Integration der Software alle Stücklisten überarbeitet werden.
Durch das „Mitnehmen auf die Reise“ aller Mitarbeiter habe ich es geschafft, dass die Konstruktion mit Zustimmung der Belegschschaft Überstunden leisten durfte und die dringliche grundlegende Aufgabe schnell abarbeiten konnte.
Die Firma kam wieder auf Kurs.
Ihr
Hans Rolf Niehues
Guten Tag, Herr von Polenz,
was Sie als „erstaunlich viele Gemeinplätze“ werten ist aber meine gelebte Projekterfahrung.
Wie auch Herr Wölper, bin ich in der Regel in Firmen tätig, die nicht normal aufgestellt sind, sondern mit strukturellen Problemen zu kämpfen haben. So habe ich in mehreren Firmen desintegrierte ERP-Anwendungen vorgefunden in denen die Materialwirtschaft herausprogrammiert worden war, oder keine Fertigung abgerechnet wurde, die Ergebnisrechnung durch eine Matrix mit festen Margen ersetzt worden war, das System für Serienproduktion und nicht für Batchfertigung und Projektgeschäft, kein PoC mit Anzahlungen reflektiert wurde, etc..
Dies zu beheben geht aber nur im Konzert aller Beteiligten. Alle Mitarbeiter zu motivieren, mit auf die Reise zu nehmen, gemeinsam das Problem zu bestimmen, die Lösung zu suchen, ist der Schlüssel.
Wie anders sind Mitarbeiter dazu zu bringen, Zeit zu opfern, sich zu sechst monatelang auf 15m2 zu drängen, die Probleme anzugehen.
Nun, die Projekte wurden erfolgreich mit reparierten Sytemen abgeschlossen. Ich werde in Zukunft weiterhin mit meinem Ansatz fortfahren. Einfach, weil es funktioniert, gemeinsam, mit Respekt und Sachverstand!
Ihr
Hans Rolf Niehues