7 Gründe, warum die meisten Messe-Auftritte nur einen Bruchteil des Möglichen bringen

Wer als Verantwortlicher oder auch nur als Fachbesucher an Messen teilgenommen hat, weiss: Eine Messe ist ein sehr wirkungsvolles und starkes Instrument. Sie ist aber auch aufwendig, teuer und benötigt einiges an Manpower. Alle Beteiligten erhoffen sich daher einen Erfolg. Es geht um gute und qualitativ hochwertige Messekontakte. Neue Geschäfte für mehr Umsatz mit Neukunden sollen angebahnt oder gar vor Ort abgeschlossen werden. Langjährige Kontakte mit wichtigen Bestandskunden sollen gepflegt werden. Oder das Unternehmen möchte einfach nur mehr Bekanntheit bei den avisierten Zielgruppen in einer bestimmten (Welt-) Region erzielen. Wenn das dann nicht klappt, ist der Frust gross. Hier sind 7 Gründe, die Sie bei Ihrer nächsten Messe-Organisation unbedingt beachten sollten.

1 Es gibt keinen Messe-Verantwortlichen

Die meisten Firmen haben keinen Messe-Verantwortlichen. Daher wird es in vielen Unternehmen so gehandhabt, dass derjenige, in dessen Fach-Bereich oder regionales Gebiet die Messe fällt, in der Praxis dann auch die Messe organisieren muss – unabhängig davon, ob die betreffenden Kollegen auch wirklich Experten in der Vorbereitung oder Durchführung einer Messe sind. Diesen Mitarbeitern wird dann häufig auch nicht – neben ihrem normalen Tagesgeschäft – die nötige Zeit gegeben, die Messe auch richtig vorzubereiten und anzupacken. Oftmals wird daher alles zu spät begonnen und «so nebenher» getätigt. Die interne Messeplanung startet zu spät, alle Einladungen werden zu spät versandt, der Messe-Transport klappt nicht, die Messe startet chaotisch und endet («Wen kann es wundern?») unter den Erwartungen.

Praxistipp: Bestimmen Sie im Unternehmen einen Mitarbeiter, der organisatorisch begabt ist, das gerne tut und dem ein entsprechender Zeitrahmen für die Messen gegeben wird. Notfalls sorgen Sie für eine gezielte Weiterbildung. Klare Verantwortlichkeiten, professionelle Prozesse und Strukturen helfen enorm bei regelmässigen Planungen und Durchführungen von Messen. Das gibt der Geschäftsleitung und allen Beteiligten Sicherheit – und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es eine wirklich erfolgreiche Messe gibt, für die sich die Investition lohnt!

2 Der Aufwand ist zu gross

Messen bedeuten einen zeitlich grossen Aufwand. Es gibt unzählige Details zu organisieren. Dieser Aufwand wird meistens allein schon von der Menge her unterschätzt. In der Praxis kommt es vor, dass sich gerade für die vielen zeitraubenden «Kleinigkeiten» – seien es auch nur Telefonate, gesonderte Mailings oder Koordinationsaufgaben mit Dienstleistern – niemand findet, der das übernehmen kann oder will. Auch nach Abschluss der Messe findet sich meist «keine Zeit» für ein professionelles Messe-Follow-Up. Kein Wunder: Alle haben ja auch noch Ihre «normalen Tätigkeiten», die Zeit und Aufwand kosten und an denen die beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gemessen werden. Diese normalen KPIs «leiden» unter einer Messe.

Praxistipp: Eine Messe bedarf der Rückendeckung durch die Geschäftsleitung. Der zeitliche Aufwand einer Messe ist immens – und wird zu Lasten des Tagesgeschäftes gehen. Das muss von Seiten der Geschäftsleitung gesehen und aktiv bejaht werden. So lässt sich eine klare klaren Planung und Struktur der Abläufe – mit allen «Opfern», die an anderer Stelle gebracht werden – leichter durchsetzen. Zudem gibt eine professionelle Messeplanung allen Beteiligten eine höhere Transparenz, das Tagesgeschäft und das Messegeschäft besser auszubalancieren.

3 Das Ziel der Messe ist nicht bekannt

Oftmals wird einfach entschieden, ja es wird an die Messe gegangen ohne sich im Klaren zu sein, was der Sinn dieser Messe sein soll. Wenn das Unternehmen denkt, es möchte seine Produkte nicht nur präsentieren, sondern auch verkaufen und realisiert während der Messe, dass das vom Organisator nicht gestattet ist, war die Messe «für die Katz». Die Kosten sind gross und ebenso gross der darauffolgende Verlust. Solche «Irrtümer» erscheinen unglaublich – sind in der Praxis jedoch gar nicht so selten zu finden.

Praxistipp: Besprechen Sie Ihre Ziele klar: Wollen Sie verkaufen – wollen Sie Kontakte knüpfen – wollen Sie Neuheiten zeigen? Und vergewissern Sie sich, dass der Messeorganisator das so vorsieht.

4 Es kommen zu wenige Besucher an den Stand

Die Stand-Mitarbeiter sind an der Messe und fragen sich: «Wieso kommt denn niemand oder wieso kommen die Besucher nur sehr spärlich?» Per Zufall kommt dann mal der eine oder andere Besucher und lässt dann hören: «Oh, ich wusste gar nicht, dass Sie auch auf der Messe sind!» Es wurde nämlich unterlassen, die Einladungen zu versenden, die Kunden zu informieren, eine Mail-Signatur mit der Messe zu hinterlegen, etc.

Praxistipp: Die Kunden und Interessenten müssen frühzeitig über Ihre Messe-Teilnahme informiert werden. Dazu gibt es diverse Möglichkeiten.

5 Das Standpersonal ist nicht top geschult

Es ist sehr häufig der Fall, dass das Messe-Personal überhaupt keine Schulung erfahren hat, zudem die Gründe nicht genau kennt, wieso sie an der Messe stehen. Die Produkte können nicht im Detail erklärt werden und das Standpersonal ist überfordert. Die Messe-Mitarbeiter «müssen» an die Messe gehen, wollen das aber selbst «eigentlich» nicht – und zeigen das durch ihre Körperhaltung auch. Die Besucher werden nicht oder nicht aufmerksam und freundlich bedient – oder die Mitarbeiter erledigen ihre Mails und surfen im Internet mit ihren Handys. Wer regelmässig Messen besucht hat, wird das zu seinem eigenen Leidwesen nur zu oft beobachtet haben – und den Kopf darüber geschüttelt haben, wie hier Zeit, Geld und Potentiale für Kundenbeziehungen nur so aus dem Fenster geworfen werden. Zudem belastet ein solches Verhalten das Image des Unternehmens massiv! Wer im Messezeiten die Bars und Restaurants der Messehotels besucht, gewinnt den Eindruck, dass sich viele Mitarbeitende mancher Unternehmen sicherlich auf andere Weise erholen oder auf den nächsten Messtag professionell vorbereiten könnten!

Praxistipp: Ein top geschultes, motiviertes und sich auf Kundengespräche freuendes Personal ist unabdingbar und ein wichtiger Bestandteil, dass die Messe Erfolg hat. Messen sind körperlich, emotional und geistig anstrengend. Das Messepersonal benötigt eine gute Fitness und Gesundheit – und Freude an der Tätigkeit.

6 Die Kontakte sind nicht nachhaltig

Oftmals wird mit vermeintlich interessierten Besuchern viel Zeit verloren, während ein wirklich guter Kontakt nicht abgeholt werden kann. Es fehlt die Erkenntnis, wie sogenannte «Small Talk» Besucher von tatsächlich interessierten Personen unterschieden werden können. Oder das Stand-Personal bringt das Gespräch nicht zum Abschluss – oder es wird kein Kaufentscheid herbeigeführt. Langes unnötiges Plaudern sind die Folge.

Praxistipp: Das Messepersonal muss erkennen können, wer wirklich Interesse hat und wer ggfs. nur seine Pause auf unserem Stand abhalten möchte.

7 Das Nachmesse-Follow-Up wird vernachlässigt

Leider ist es oft so, dass das Messe-Follow Up überhaupt nicht – oder nur nach langer Zeit – getan wird. Nach der Messe haben die Mitarbeiter sowieso erst die angestaute Arbeit des normalen Tagesgeschäfts zu erledigen. Somit wird das Follow-Up komplett unterlassen – oder es wird viel zu spät getan. Die langjährige Praxis zeigt aber: Nur schon kurze Zeit nach der Messe hat ein offenbar qualitativ hochwertiger Kontakt sein Interesse verloren, wenn nicht nachgehakt wird.

Praxistipp: Erledigen Sie das Nachmesse-Geschäft sehr zeitnah im Anschluss der Messe. Die Vorbereitung für das Follow-Up nach der Messe, kann schon vor und während der Messe beginnen und umgesetzt werden.

René Wyler

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