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Bewährte Tools steigern Effizienz und langfristigen Mehrwert im Interim Mandat als CIO
In der dynamischen IT Welt stehen Unternehmen vor vielfältigen Herausforderungen, die sie mit Interim Managern lösen.
Sei es bei M&A, Umstrukturierung, Sanierung, der Leitung von Großprojekten oder einfach nur der Übergangsbetrieb, bis die Stelle wieder intern besetzt ist. Um in diesem Umfeld effektive strategische Entscheidungen zu treffen und die Kosten unter Kontrolle zu halten, sind schnelle Einarbeitung, nachhaltige Prozessdokumentation, faktenbasierte Entscheidungsfindung und Transparenz in den Bereichen Technologie, Prozesse, Kosten, Projekte, Datenqualität und Dokumentation von höchster Bedeutung. Diese Anforderungen bestehen immer. Es ist lediglich die Frage, wie ausgeprägt, professionell, mit welcher Gewichtung und wie vollständig ein Unternehmen die nötigen Informationen bereits strukturiert pflegt, auswertet und zur Verfügung stellen kann.
Als Interim CIO stand ich sowohl im Großkonzern, als auch in KMUs immer wieder vor dieser Aufgabe. Und leider war bei den meisten Unternehmen der Anfangszustand politisch korrekt formuliert "sehr überschaubar" bis "nicht vorhanden". Man verlässt sich meist auf langjährige Mitarbeiter, individuelle Meinungen und letztendlich Bauchgefühl. Oft ist die Situation noch nicht einmal bewusst und das Unternehmen läuft in einem vertrauensvollen Blindflug auf Basis der Überzeugung von einzelnen Personen. Ein umfassendes neutrales Risk-Management und eine Priorisierung der Themen basierend auf Fakten existiert nicht. Im besten Fall wurden Einzelthemen bis ins Detail bewertet - diese aber nicht im Kontext der Gesamtsituation. Das hat mit echter Transparenz und einer faktenbasierten Entscheidungsgrundlage, die auf die Unternehmensstrategie abgestimmt ist, wenig zu tun.
Gerade hier ist ein externer Interim Manager sehr wertvoll, da ohne Befindlichkeiten völlig neutral an die Gesamtsituation herangegangen wird. Ein Interim Manager kann mit Hilfe der nachfolgend genannten Tools einen nachhaltigen Mehrwert liefern und die genannten Probleme lösen.
Mein Lösungsansatz:
Mein Vorgehen besteht in der Implementierung einer Reihe von Tools, die nicht nur die Anforderungen des Interim-Managements erfüllen, sondern auch eine optimale Vorbereitung für den zukünftigen internen CIO als Nachfolger sicherstellen. Diese Tools bieten eine umfassende Sicht auf alle relevanten Aspekte des Unternehmens und sind nahtlos integriert, um die Effizienz zu steigern.
Alle Tools sind als SaaS-Lösungen verfügbar. Der Implementierungsaufwand ist mit ein wenig Erfahrung in diesem Bereich sehr überschaubar. Die genannten Tools sind meine aktuellen Favoriten. Es gibt für jedes Tool auch alternative Anbieter und Produkte, die auch sehr gut funktionieren. Entscheidend ist, dass alle Bereiche abgedeckt sind und miteinander kommunizieren, um Mehraufwände durch Mehrfach-Datenpflege zu eliminieren.
- Enterprise Architecture Management (EAM) - LeanIX:
LeanIX ermöglicht die Erfassung der Unternehmensarchitektur und bewertet die strategische Bedeutung von Technologiekomponenten für das Business. Auch Alter, Funktionsumfang, Nutzen, technisches Zusammenspiel und technologischer Reifegrad wird bewertet. Diese Technologievisualisierung gewährleistet, dass die IT-Strategie perfekt zur Unternehmensstrategie passt.
Das nachfolgende Bild zeigt anhand von Beispielen, welche Informationstypen in LeanIX auf 4 Leveln sinnvoll verwaltet und verknüpft werden.
- Prozessmanagement - Signavio:
Signavio ermöglichte eine detaillierte Dokumentation und Analyse von Geschäftsprozessen. Die Integration mit LeanIX stellt sicher, dass Veränderungen in Prozessen sofort mit den zugrunde liegenden Technologien verknüpft werden. Dies ist nicht nur für die Effizienzsteigerung von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Ausrichtung der IT-Strategie auf die Geschäftsprozesse. Die Integration mit LeanIX hilft dabei, den Zusammenhang zwischen Technologie und Prozessen herzustellen. Wenn man einen Prozess verändert, ist sofort klar, welche Technologien (LeanIX) und welche Datentypen (Collibra) betroffen sind. Entsprechende Dokumentation vereint alle Quellen im Confluence.
Das nachfolgende Bild zeigt die Verbindung einer "Application" aus LeanIX mit dem "Business Context" eines Prozesses von Signavio.
- IT Kostenmanagement - Apptio:
Für eine detaillierte Analyse der IT Kosten reicht ein klassisches Controlling meist nicht aus. Gerade bei Cloud-basierten Ressourcen ist eine Kostenzuordnung ohne Tool-Unterstützung nicht einfach. Apptio bietet eine detaillierte Kostenverfolgung für die IT, einschließlich TCO-Kalkulationen und Charge-Out-Modelle. Dies ermöglicht eine effiziente Budgetverwaltung und Projektbewertung.
Apptio stellt beispielsweise Technologie- und Prozess-Kosten, aber auch pro User-Kosten oder Standort-Kosten transparent dar. Es liefert eine genaue und detaillierte Kostenverfolgung für die IT.
Dies ist unerlässlich, um Projektvorschläge monetär zu bewerten, Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren und die Budgets effizient zu verwalten. Die Integration von Apptio in LeanIX und Signavio ermöglichte eine dynamische Kostenzuordnung zu Technologie und Prozessen.
- Projektmanagement - Jira:
Jira unterstützt die effiziente Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Die Integration mit anderen Tools gewährleistet, dass Projekte die strategischen Ziele unterstützen und transparent gesteuert werden.
Der Projektfortschritt hat sofort Einfluss auf Technologie-Updates, Kosten- und Prozessveränderungen. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Projekte ohne Insel-Lösung die strategischen Ziele unterstützen und Transparenz gewährleistet ist.
Auf dem Screenshot sieht man wie ein "Issue" aus Jira mit mehreren zugehörigen "Fact-Sheets" in LeanIX verknüpft ist. Damit sind die Daten ohne Doppelerfassung immer aktuell.
- Dokumentation - Confluence:
Confluence dient der Erstellung und Pflege umfassender Dokumentationen, die als wertvolle Ressource für das Unternehmen dienen. Die Integration mit anderen Tools sorgte dafür, dass Dokumentationen stets aktuell und konsistent sind.
Der untere Screenshot zeigt eine Confluence Seite, in die ein Bericht aus LeanIX eingebunden wurde. Nicht statisch, sondern dynamisch. Ändern sich die Timelines in LeanIX zur Ablösung einer Technologie, so ist die Confluence Seite automatisch auf aktuellem Stand.
- Data Governance - Collibra:
Collibra gewährleistet Transparenz über die Qualität und Sicherheit der Daten. Dies ist nicht nur für die Datenqualität von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Sicherstellung, dass die Datenhaltung und Verarbeitung den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Die nahtlose Integration und Vernetzung dieser Tools schaffen eine ganzheitliche und konsistente Informationsbasis. Diese bildet die Grundlage für eine fundierte IT-Strategie, die die Unternehmensstrategie optimal unterstützt und Entscheidungen ermöglicht, die die Effizienz steigern und Kosten senken.
Die Implementierung dieser Tools führt nachweislich zu einer Vielzahl von Vorteilen:
- Schnelle Einarbeitung:
Durch die Vernetzung der Tools kann die Einarbeitungszeit erheblich reduziert werden. Die Daten werden bereits während der Gespräche erfasst, was den Nachbearbeitungsaufwand minimiert. - Transparenz:
Die erhöhte Transparenz hilft, Ineffizienzen zu identifizieren und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Dies führt zu einer Steigerung der betrieblichen Effizienz und Kosteneinsparungen. - Faktenbasierte Entscheidungsfindung:
Die Tools erlauben die Analyse großer Datenmengen aus verschiedenen Quellen und führen zu fundierten Entscheidungen, die Kosten senken und die Effizienz steigern. - Kostenersparnis:
Die faktenbasierte Entscheidungsfindung und die Identifikation von Kosteneinsparungspotenzialen führt zu erheblichen finanziellen Vorteilen. - Nachhaltige Dokumentation:
Die Tools ermöglichen die kontinuierliche Pflege von Dokumentationen, was die Einarbeitungskosten und -zeit für nachfolgende Kollegen erheblich senkt.
Die Vernetzung dieser Tools und die Integration von Informationen tragen dazu bei, dass Unternehmen gut vorbereitet sind, um den zukünftigen digitalen Herausforderungen mit fundierten Entscheidungen zu begegnen. Diese Lösungen bieten nicht nur während des Interim-Mandats, sondern auch darüber hinaus einen kontinuierlichen Mehrwert für das Unternehmen.
Klaus Becker
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