Bei steigendem Kostendruck die Preise anzuheben, ist für viele Getränkehersteller oft die schnelle Lösung. Eine nachhaltige Alternative sind jedoch Prozessoptimierungen. Erfahrene Interim Manager setzen notwendige Maßnahmen um und sorgen so für Handlungssicherheit.
Viele mittelständische Getränkehersteller leiden unter steigenden Kosten infolge von und . Ein Hauptproblem war die mangelnde und der Buchhaltung zu beheben, die die Prüfung, Buchung und Archivierung der Kreditorenrechnungen stark verzögerte. In der Folge dauerte der Rechnungsdurchlauf trotz großer Personalressourcen zirka drei bis fünf Wochen, und es wurden viele Vorgänge erst nach Ablauf der Skontofrist ausgeglichen. Durch die überhöhten Personalkosten und den Skontoausfall entstand jährlich ein Schaden in Höhe eines sechsstelligen Betrags.
Im ersten Schritt galt es, die einzelnen Prozessschritte unter die Lupe zu nehmen und diese mit dem Ressourcenbedarf strukturiert zu bewerten. Die Aufnahme der Prozesse geht am besten vor Ort. Im Zuge des Shopfloor-Managements begleitete der Interim Manager den Abteilungs- bzw. Schichtleiter in die Abteilungen, sprich Einkauf, Warenannahme und Buchhaltung, und nahm alle Prozesse detailliert auf.
Durch die Ist-Analyse wurden zwei zentrale Prozessbarrieren ermittelt:
(1) Im Wareneingang wurden die Waren geprüft und übernommen. Die Freigabe der Lieferung lag jedoch in der Hand des Werkleiters, der dies aufgrund seiner sonstigen Aufgaben nicht zeitnah durchführen konnte. Demzufolge war der Lieferschein nicht im System erfasst und die darauf beruhende Rechnungsprüfung wurde nicht gestartet.
Dadurch, dass die Teilprozesse nicht synchron liefen, gab es permanente Klärungsschleifen, die den Prozess erheblich verzögerten.
Lösung: Die Freigabe erfolgt nun direkt durch den dafür geschulten Mitarbeiter in der Wareneingangs-Qualitätskontrolle. Die von ihm freigegebenen Lieferungen stehen dadurch kurzfristig der Buchhaltung zur Verfügung.
(2) Die Rechnungsprüfung erfolgte überwiegend händisch, das heißt ein Mitarbeiter verglich sorgsam die Angaben auf Bestellung/Lieferschein mit der Eingangsrechnung. Einige große Lieferanten für Glas beispielsweise waren bereits über mit den Mitarbeitenden der Abteilungen durch. So konnten Schnittstellen in den Prozessen identifiziert werden, die auch das vernetzte Arbeiten förderten. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Erarbeitung einer gemeinsamen Projektlösung, wobei eine leitende Funktion – in diesem Fall der Geschäftsführer – Teil des Teams sein sollte. Sind Veränderungen für Interim Manager Tagesgeschäft, lösen diese bei den betroffenen Mitarbeitenden oft Verunsicherung aus. Zum Beispiel das Digitalisieren und Eliminieren bestimmter Prozesse kann dazu führen, dass sich Verantwortungsbereiche und Aufgaben verschieben oder ganz entfallen. Eine transparente und ehrliche Kommunikation und die Beteiligung der Mitarbeitenden am Prozess sind daher wichtige Erfolgsfaktoren.
Thomas Vogel
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