Branche: Ernährungsgewerbe - Herstellung von Lebensmitteln - Wurst
Funktion: Finanzen - Projektmanager
Thema: Restrukturierung, Kostensenkung, Gemeinkosten-Analyse
Umsatz: ca. 200 Mio. Euro
Mitarbeiter: ca. 600
Hintergrund: Nachfrageverschiebungen und Preissteigerungen für den zentralen Rohstoff „Schweinefleisch" führen in der gesamten deutschen Wurstindustrie zu massivem Kostendruck, da die geänderten Beschaffungskosten nicht an den Lebensmittel-Einzelhandel weitergegeben werden können. Die Unternehmensgewinne brechen ein und erste Unternehmen scheiden vom Markt aus. Andere Wettbewerber suchen ihr Heil in Fusionen, um Scaleneffekte zu realisieren.
Aufgabe:
(1) Bewertung und Neugestaltung der administrativen Leistungen und Tätigkeiten
(2) Optimierung von Vorgehensweisen, Digitalisierung von Prozessen und Anpassung von Strukturen
(3) Reduzierung der Personalkosten in der Administration
Vorgehen:
Phase 0 Vorstudie – Dauer 3 Wochen:
(1) Abgrenzung des Optimierungsbereichs
(2) Benchmarking verschiedener Leistungsbereiche
(3) Erste grobe Bewertung der Organisation
(4) Vereinbarung quantitativer und qualitativer Projektziele
(5) Projektorganisation (Lenkungskreis, Berichtsrhythmus, Zeitplan)
In der Vorstudie werden die verschiedenen Abteilungen grob bewertet und erste Stellhebel zur Kostensenkung ermittelt. Im Zuge einer groben Potenzialschätzung werden die Bereiche priorisiert und ein schrittweiser Projektablauf skizziert. Sie sollen jeweils in einem Drei-Wochen-Rhythmus analysiert und Konzepte zur Kostensenkung aufgezeigt werden. Ebenso werden einige Prozesse (Produktkalkulation, Rezepturverwaltung, Lebensmittelrecht etc.) skizziert und Vertiefungsgebiete aufgezeigt.
Phase 1 Analyse und Konzeption – Dauer 2 Monate
Intensive Vor-Ort-Analysen (Prozessaufnahmen, IT-Erhebung, Formularanalyse, Dokumenten-Workflows etc.), Leistungserhebungen und -Analysen sowie Diskussionen mit den Fachkräften führten zu einer detaillierten Aufnahme der Ist-Situation, Bewertung der Stärken/Schwächen in den Prozessen und Ansatzpunkten zur Optimierung. Insbesondere ergaben sich folgende Ergebnisse:
(1) Dokumentation der einzelnen Leistungen pro Organisations-Unit bzw. Untersuchungsbereich
(2) Bewertung der Leistungen mit Mengengerüsten (z.B. Anzahl Bestellungen oder Entwicklungsaufträge etc.), Sachkosten und Umfang der Leistungserstellung in Zeiteinheiten (Mitarbeiterjahre)
(3) Reorganisation der Leistungserstellung – Anpassung an Mengengerüste, Verteilung von Aufgaben bzw. Reduzierung nicht-wertschöpfender Leistungen
(4) Aufnahme der Workflows – Ermittlung von Doppelarbeiten – Eruierung von Digitalisierungs- und Automatisierungschancen
(5) Definition von Kontrollpunkten (Mitarbeiteranonym) zur Messung der Durchlaufgeschwindigkeit (Cycle Time, First-Pass-Yield und Budgettreue)
(6) Skizzierung der Optimierungsmöglichkeiten durch den Einsatz digitaler Dokumentenbearbeitung – u.a. roll-out eines in Teilbereichen bereits eingesetztes Systems in der Administration
(6) Prüfung der Mittelverwendung, z.B. Marketingbudgets
(7) Optimierung der technischen Ausstattung
Phase 2 Umsetzungsvorbereitung – 1 Monat
Die einzelnen Optimierungsansätze und Stellhebel werden pro Bereich in Maßnahmenpläne überführt. Pro Maßnahme wird ein Umsetzungsverantwortlicher aus der 2. Führungsebene definiert, der für die Realisierung der aufgezeigten Potenziale im Rahmen des Zeitplans verantwortlich ist. Dieser Umsetzungsverantwortliche kann wiederum Teilmaßnahmen mit von ihm ernannten Verantwortlichen definieren und in die Umsetzung geben. In einer regelmäßigen Lenkungskreissitzung berichten die Umsetzungsverantwortlichen anschließend über den Projekt- und Realisierungsfortschritt.
Ergebnis:
Insgesamt wurde ein Kostensenkungspotenzial von 24% der relevanten Personalkosten ermittelt. Zudem wurden Bearbeitungszeiten z.T. deutlich beschleunigt und der Nacharbeiten reduziert.
Thomas Vogel
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