Ich war in meiner Praxis oft mit ERP-Projekten befasst, sei es die Einführung neuer Anwendungs-Software oder der Umbau / die Re-Integration fehlgelaufener Implementierungen. Es handelt sich dabei immer um Change- / Transformationsprozesse. Das Ziel ist stets, die Organisation in einen besseren Zustand zu überführen. Das Ziel der Nachhaltigkeit bei der Umgestaltung darf nicht aus den Augen verloren werden. Veränderungsprozesse zeigen den langfristigen Erfolg, wenn sie intrinsisch, von innen heraus getragen werden.

Eine Unternehmung ist das koordinierte Zusammenspiel vielfältiger Faktoren.

Mensch: Mitarbeiter, Kunden, Partner
Maschine: Maschinen, Anlagen, Hardware
Organisation: Prozesse, Abteilungen
Daten: Software, Belegdaten, Stammdaten
Information: Markt, Kunden, Lieferanten, Umwelt

In heutigen Organisationen sind die Funktionen in Abteilungen zusammengefasst und damit auch in ihrem Selbstverständnis, ihren Verantwortlichkeiten und Kenntnissen getrennt. Sie sollen aber positiv zum grossen Ganzen beitragen und dazu trägt die Hierarchie bei. Nun sind Organisationen in der Regel aber auf wiederkehrende Tätigkeiten ausgerichtet und nicht auf Veränderungsprozesse.

Wer nicht weiss, wohin er will, weiss nicht, welcher Wind gut ist!

Dies bedeutet in der Praxis von Veränderungsprozessen, die beteiligten Beschäftigten „mit auf die Reise" zu nehmen, sie zu „Mit"-Arbeitern zu machen. Und dabei sollten wir das Management nicht aussen vor lassen.

Eine Vision vermitteln: Beteiligte von der Sinnhaftigkeit überzeugen - Mit-Streiter suchen

Ziele erklären: Wege dahin erläutern – das Machbare aufzeigen
Round Table aller Funktionen schaffen: Miteinander über Abteilungsgrenzen hinweg – Verständnis für das integrative Ganze

Im ersten Schritt muss den Beteiligten das Warum der angestrebten Veränderung dargelegt werden. Dabei sind in der Regel auch allen die bestehenden Interdependenzen der Funktions-Silos vor Augen zu führen, die Abhängigkeiten von Entstehung und Erhebung von Stammdaten und Bewegungsdaten und deren Verarbeitung und Verwendung.

"Das haben wir noch nie so gemacht, das geht nicht, wie soll das funktionieren…..?" Oft gehörte Einwände in den ersten Phasen des Projektes. Einige sind von Beginn an aktiv dabei, andere tun sich schwer mit Veränderungen oder sehen keine Lösung.Also heisst es reden, reden, reden, Wege aufzeigen, wie das Ziel erreicht werden kann – und alles als Mantra wiederholen.

Mehrfach kam man im Laufe eines Projektes auf mich zu und machte Vorschläge zu einer Lösung eines Problems, das diskutiert worden war. Und, es war im Kern die Lösung, die ich in den Gesprächen immer wieder aufgezeigt hatte. Aber jetzt war es die Idee des Mitarbeiters, von innen heraus formuliert und in die Debatte eingebracht. Sie wird jetzt positiv gesehen und nachhaltig wirken.

Mit zunehmendem Fortschritt im Projekt und vielem „An-die-Hand-nehmen" gewinnt das Zutrauen und so werden die ersten Schritte zur Nachhaltigkeit getan.

„Für den, der es nicht tun muss, ist alles einfach.", sagte mir mal jemand in einem ERP-Projekt. Ich stehe auf dem Standpunkt, dass dann handwerklich gezeigt werden muss, dass es funktioniert. So hatte ich z.B. einmal vorgeschlagen, Buchung in EXCEL zusammenzufassen und einen Upload zu machen. Der Buchhalter war jedoch nicht EXCEL-versiert. Ich habe ihm EXCEL beigebracht und einen Upload im Testsystem gemacht. Viele Massenbuchungen wurden nachher auf diesem Wege durchgeführt.

Das Projektteam setzt sich Mitarbeitern aus allen Abteilungen zusammen, die alle Funktionen in der Unternehmung repräsentieren. Dieser runde Tisch schafft meiner Erfahrung nach die Basis, dass das Gesamtsystem in der Praxis reibungslos ohne Brüche laufen kann. Man denke an Stammdaten, die mehr als eine Funktion bedienen müssen. Zum Beispiel dient die Artikelhierarchie dem Verkauf, dem Einkauf, der Produktion, der Lagerwirtschaft. Die Anforderungen aller Beteiligten müssen verstanden und im Prozess berücksichtigt werden. Wer hat die Hoheit und Kontrolle? Beleg- und Datenflüsse müssen alle Beteiligten erreichen. Wer ist Beteiligter, in welchem Umfang?

Eine Bemerkung von Teilnehmern am Runden Tisch höre ich immer wieder: „Damit habe ich doch gar nichts zu tun!" Und es zeigt sich in der Regel, dass gerade diese Person im Laufe der Diskussion einen berechtigten Einwand vorbringt, der von den anderen mangels Erfahrung und Tätigkeit nicht berücksichtigt worden war. Damit ist die Teilnahme aller wesentlich und schafft dann auch ein Gefühl der Gruppenzugehörigkeit.

Team bilden, alle mitnehmen, machen!

Wenn der Wind weht, entscheidet die Stellung der Segel!

Aber da sind wir wieder im Bereich eines guten Projekt-Managements.

Die für mich denkwürdigste Aussage nach einem erfolgreichen Umbau einer missglückten ERP-Einführung in einem grossen Konzern gebe ich gerne hier wieder:
Wir hatten die Beschaffung mit Anforderung aktiviert und die Materialwirtschaft installiert. Dies umfasste auch alle Dienstleistungen. So wurde auch das Marketing gegen alle Bedenken und alles Abwehren angehalten, 1 Stück Messe zu bestellen und den „Empfang" einzubuchen, sodass Rechnungsprüfung und der Zahlungsprozess greifen konnten. Die Direktorin Marketing sagte beim Abschied: „Herr Niehues, Sie hatten ja mit allem recht. Das Schlimme war nur, wir mussten uns ändern!" Und darum ging es ja.

Nachsatz:

Durch die weitere Digitalisierung, sei es Industrie 4.0, Big Data oder IoT, werden hohe Anforderungen an die Anpassungsfähigkeit und Umsetzungsgeschwindigkeit der Unternehmen gestellt. Wegen der zu erwartenden zunehmenden Häufigkeit von Änderungen im Geschäftsmodell, auf Prozesse und Ressourcen empfiehlt es sich für jede Unternehmung ein permanentes „Cross-Over"-Forum zu etablieren, dass auf diese Erfordernisse zeitnah und mit Umsetzungskompetenz reagieren kann. Regelhafter Austausch schafft Verständnis. Firma denken, nicht Abteilungen betreiben!
Gemeinsam ist man stark!

Hans Rolf Niehues – Unternehmensnavigation

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