Branche: Life Sciences (Biotech und Pharma)

Linienfunktion: IT (CIO)

Thema: Post-Merger-Integration und IT-Neuorganisation

Umsatz: 300 Mio. Euro

Mitarbeiter: 800 weltweit

Aufgabe:

Ein mittelständisches, international tätiges Biotech- und Pharmaunternehmen stand nach einer strategischen Übernahme vor erheblichen Herausforderungen. Das Unternehmen, das an der NASDAQ und in Deutschland börsennotiert war, bestand aus drei Teilen: einem deutschen Hauptsitz, einem etablierten amerikanischen Standort und einem übernommenen US-amerikanischen Unternehmen.

Die IT-Landschaft war entsprechend fragmentiert: Sowohl der deutsche Teil als auch die übernommene US-Tochter hatten eigene IT-Executives. Nach dem plötzlichen Weggang des CIO der Muttergesellschaft und der geplanten Trennung vom CIO der übernommenen Tochter, fehlte eine klare IT-Führung. Die Servicequalität war unzureichend, die Teams arbeiteten weitgehend isoliert voneinander, und es gab Defizite in der IT-Sicherheit.

Das Management setzte eine klare Priorität: Die IT sollte zu einer internationalen, effizienten Einheit zusammengeführt werden, Synergien schaffen und stabil, sicher und zukunftsfähig operieren.

Die besonderen Anforderungen von Laboren, der technologischen CSV (Computer System Validation), der pharmazeutischen Regulierungen auf US & GER Seite, sowie den Best Practices um GxP standen hier stets im Fokus.

Lösung:

Als Interim CIO übernahm ich die Führung aller IT-Bereiche und damit die Aufgabe, die IT ganzheitlich zu transformieren und zu einen. Damit sollte die Grundlage für eine nachhaltige, professionelle IT-Betriebsstruktur geschaffen werden. Die Lösung bestand aus folgenden zentralen Maßnahmen:

1. Post-Merger-Integration:

  • Zusammenführung der drei IT-Teams aus Deutschland und den USA.
  • Entwicklung eines neuen Target Operating Models (TOM), das die Anforderungen einer globalen Organisation abbildete.
  • Aufbau gemeinsamer Prozesse, Tools und Strukturen, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

2. Stabilisierung des IT-Betriebs:

  • Verbesserung der IT-Servicequalität durch Umstrukturierung und Professionalisierung des Betriebs.
  • Einführung einer neuen Beschaffungsplattform zur Standardisierung und Optimierung der Einkaufsprozesse.
  • Sicherstellung der Cybersicherheit durch Implementierung von Best Practices und Sicherheitsrichtlinien, wie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sowie nach den Vorgaben des NIST Cybersecurity Framework empfohlen.


3. Professionalisierung des IT-Services:

  • Neuausschreibung und Auswahl eines geeigneten IT-Service-Providers für die Infrastruktur.
  • Neuorganisation der IT gemäß des entwickelten TOM.


4. Effizienz in Einhaltung regulatorischer Anforderungen:

  • Optimierung der bestehenden Computer System Validation (CSV) Prozesse, um die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Einhaltung der strengen Richtlinien der FDA und der EMA sicherzustellen. Dabei wurde eine enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement etabliert, um die Dokumentationsanforderungen schlank und Audit-sicher zu gestalten.
  • Detaillierte Dokumentation und Validierung kritischer Systeme zur Sicherstellung der Compliance.


5. Team- und Führungskräfteentwicklung:

  • Rekrutierung neuer Führungskräfte – sowohl von extern wie aus dem internen Business  – und gezielte Weiterentwicklung bestehender Manager.
  • Intensive Zusammenarbeit mit den IT- und Business-Kolleginnen in Deutschland und den USA vor Ort, um die Bedarfe und den Wandel vertrauensvoll zu gestalten.


6. Nachhaltiger Übergang in CIO-Rolle

  • Unterstützung bei der Suche und Auswahl eines neuen permanenten CIO in Zusammenarbeit mit dem Executive Searcher.
  • Strukturierter und nachhaltiger Wissenstransfer, um eine nahtlose Übergabe sicherzustellen und die Kontinuität der Führungsarbeit zu gewährleisten.

Ergebnis:

Die IT des Unternehmens wurde erfolgreich zusammengeführt und neu ausgerichtet:

  • Effizienz und Agilität: Die ehemals isolierten IT-Bereiche arbeiten nun als integrierte Einheit zusammen. Eine "agilisierte" IT-Struktur sorgt für schnelle Anpassungsfähigkeit und höhere Effektivität.
  • Verbesserte Servicequalität: Durch den neuen Service-Provider und optimierte Prozesse konnte die Zufriedenheit der internen Kunden deutlich gesteigert werden.
  • Stabilität und Sicherheit: Der IT-Betrieb wurde stabilisiert, und die Cybersicherheit entspricht jetzt internationalen Standards (vgl. NIST Cybersecurity Framework).
  • Regulatorische Compliance: Alle IT-Systeme wurden erfolgreich validiert, und die Anforderungen der CSV wurden vollständig erfüllt, wodurch Audit-Sicherheit gewährleistet ist.
  • Nachhaltige Führung: Ein neuer CIO wurde erfolgreich eingesetzt, und die Grundlagen für nachhaltige IT-Exzellenz wurden gelegt.


Karl-Heinz Schulte
Profil bei UNITEDINTERIM

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Digitaler Beirat: https://www.deutsche-digitale-beiraete.de/karl-heinz-schulte.html


Weiterführende Links:

  1. Post-Merger-Integration
  2. Target Operating Model
  3. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
  4. NIST Cybersecurity Framework
  5. IT Service Management
  6. Computer System Validation (CSV)