Branche: Softwarehersteller
Linienfunktion: IT-Multiprojektmanager und (anfangs auch) Programm-Manager
Thema: Markteinführung eines neuen Dienstleistungsproduktes
Umsatz: 16,8 Mrd. Euro
Mitarbeiter: 2.488
Hintergrund:
Das Vorhaben war in der Branche des Cloud Computing angesiedelt und beinhaltete eigentlich alles was ein 360°-Softwareanbieter so anzubieten hat.
Im Rahmen der strategischen Ausrichtung eines führenden Softwareherstellers sollte ein neuer Dienstleistungszweig aufgebaut werden. Das Ziel war die Schaffung einer profitablen Self-Service-Cloud-Umgebung für Kunden auf der ganzen Welt. Allerdings gab es Unsicherheiten hinsichtlich der Akzeptanz, der Geschäftsprozesse und der Zuständigkeiten. Zudem gab es Widerstände innerhalb des Unternehmens.
Vorgehen:
Als Interim-Multiprojektmanager und Interim-Programm-Manager hatte ich die Gesamtzuständigkeit für den Projektfortschritt und die Kundenübergabe bei Private Clouds. Ich war die strategische Schnittstelle auf globaler Ebene und hatte die Verantwortung für die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit, das Anstreben von Wettbewerbsvorteilen und die Flexibilisierung operativer Abläufe. Ich leitete 100 internationale Projektmitarbeiter weltweit, wählte und steuerte externe Dienstleister und Zulieferer aus, baute ein PMO auf und führte eine Neustrukturierung einer permanenten Betriebsstruktur sowie eine Prozess-Restrukturierung durch.
Meine Aufgaben umfassten die Neustrukturierung und operative Steuerung einer profitablen Self-Service-Cloud-Umgebung. Ich war verantwortlich für die Auftragsklärung, Rollenklärung, Erstellung von Ausschreibungsunterlagen (Requests for Proposal (RfP)) und Leistungsbeschreibungen, Lieferantenvalidierung, Produktvalidierung, Gestaltung von Serviceübernahmeprozessen, Mediation, Aufwandschätzung, Kostenschätzung, Aktivitätenplanung, Ressourcenplanung, Statusverfolgung, Statusüberwachung, Statusberichte, Fortschrittsverfolgung, Projektcontrolling, Earned Value Management, Projektkostenrechnung, Stakeholdergespräche, Stakeholdervereinbarungen, Stakeholderkommunikation usw.
Die Unsicherheiten und Widerstände erschwerten die Umsetzung des Projekts erheblich. Es bestand die Gefahr, dass das Projekt nicht den gewünschten Erfolg erzielen und somit die Erwartungen des Unternehmens nicht erfüllen würde.
Um diese Gefahr abzuwenden, wurde ständig eine anpassende Neustrukturierung der operative Steuerung der Self-Service-Cloud-Umgebung durchgeführt. Dabei wurden die Geschäftsprozesse standardisiert, die Kundenzufriedenheit sichergestellt und ein wachsender Kundenzustrom erreicht.
In Bezug auf die Kundenprojekte gab es einige Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Priorisierung und Ressourcenallokation. Einige Projekte hatten höhere Priorität als andere und es war wichtig, sicherzustellen, dass genügend Ressourcen vorhanden waren, um die wichtigsten Projekte abzuschließen, während gleichzeitig die weniger wichtigen Projekte nicht vernachlässigt wurden.
Insgesamt war diese Markteinführung ein Erfolg, da alle Projekte innerhalb der vereinbarten Zeitrahmen abgeschlossen wurden und die Kunden mit den Ergebnissen zufrieden waren. Einige Projekte erforderten jedoch mehr Ressourcen als andere und es gab einige Verzögerungen aufgrund unerwarteter Probleme. Die Erfahrung half jedoch dabei, die Ressourcenplanung und Priorisierung in zukünftigen Multiprojekten zu verbessern.
In Bezug auf die individuellen Projekte gab es auch Erfolge und Herausforderungen. Ein Projekt hatte beispielsweise Schwierigkeiten, die Anforderungen des Kunden zu erfüllen, aber durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden konnte schließlich eine zufriedenstellende Lösung gefunden werden. Ein anderes Projekt erforderte zusätzliche Forschung und Entwicklung, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, aber das Ergebnis war letztlich sehr erfolgreich.
Insgesamt waren die Ergebnisse der Projekte positiv und das Team konnte wertvolle Erfahrungen sammeln, die bei zukünftigen Projekten helfen werden. Es war auch eine wertvolle Gelegenheit, Beziehungen zu Kunden aufzubauen sowie aufrechtzuerhalten und darüber hinaus konnte das Unternehmen seine Fähigkeiten und Expertise in verschiedenen Branchen und Technologien unter Beweis stellen.
Alles in allem war das nur unter der Randbedingung weitestgehend handverlesener Mitarbeiter möglich. Ohne diese gemeinsame Leistung wäre auch mein persönlicher Einsatz auf der Strecke geblieben.
Ergebnisse:
(1) Erfüllung von Kundenbedürfnissen: Alle Kundenanfragen (verschiedenster Art) wurden erfolgreich bearbeitet und umgesetzt – in time –, was zu einer hohen Kundenzufriedenheit führte.
(2) Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Durch den Einsatz von regelmäßigem Feedback und engerer Zusammenarbeit mit den Kunden konnten wir die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden besser verstehen und erfüllen. Dadurch stieg die Kundenzufriedenheit um 25%.
(3) Steigerung der Effizienz: Durch die parallele Durchführung von mehreren Projekten und einem – richtig verstandenen - agilen Arbeitsansatz konnten die Entwickler ihre Ressourcen effektiver nutzen, was zu einer schnelleren Fertigstellung der Projekte führte.
(4) Verbesserung der Produktivität: Das Multiprojekt hat auch zur Verbesserung der Produktivität beigetragen. Durch die Nutzung von bewährten Methoden und Techniken konnten die Entwickler schneller und effektiver arbeiten, was zu einer höheren Produktivität führte.
(5) Qualitätskontrolle: Das Vorhaben umfasste auch eine strenge Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen. Durch die Einführung von Qualitätskontrollen und regelmäßigen Code-Reviews wurde die Qualität der Software deutlich verbessert um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der Kunden entsprechen und von hoher Qualität sind. Die Anzahl der Bugs und Fehlermeldungen sank signifikant.
(6) Verbesserung des Teamgeistes: Durch gelebte Authentizität stieg die Motivation und der Zusammenhalt innerhalb des Teams. Dadurch konnte auch die Identifikation erhöht werden.
(7) Die Ergebnisse dieser Standardisierung waren nichts weniger als spektakulär! Die Geschäftsprozesse wurden von Grund auf klar und verständlich definiert: Dies hatte auch positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Mitarbeiter hatten klare Arbeitsanweisungen und wussten genau, was von ihnen erwartet wurde. Dadurch wurde auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert und verkürzt. Die wirtschaftlichen und juristischen Vorgaben erforderten eine ständige Überarbeitung. Aber diese kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der standardisierten Geschäftsprozesse war ein wichtiger Faktor für den Erfolg. Sie ermöglichten es, hohen Marktanforderungen gerecht zu werden und dabei Effizienz und Produktivität zu steigern.
(8) In relativ kurzer Zeit operierten wir beständig knapp unter dem break even.
Claudius Lyn
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