By Adelheid Zimmermann on Dienstag, 21. Dezember 2021
Category: ERP-Implementierung

Papier: Modernisierung und serviceorientierte Ausrichtung von IT-Organisation und -Prozessen

Branche: Verabeitendes Gewerbe - Papierindustrie

Linienfunktion:  Leiterin IT

Thema: Aufbau- und Ablauforganisation, Business Intelligence, Demand Management, Digitalisierung, Digital Roadmap, Effizienzsteigerung, ERP, Personalentwicklung, Projektmanagement, Prozess-Optimierung, Service Excellence,

Umsatz: N/A

Mitarbeiter: 500

Ausgangssituation

Das Unternehmen mit Sitz in Hessen ist ein mittelständisches, eigentümergeführtes Familienunternehmen, das seit sechzig Jahren umweltfreundliche Papiere für Wellpappenverpackungen herstellt. An den Standorten in Hessen und Thüringen verfügt es über eine Jahreskapazität von 1 Mio. Tonnen Wellpappenrohpapier und zählt damit zu den zu den führenden Herstellern Deutschlands und Europas auf unserem Sortengebiet.

Das IT-Team besteht aus 6 Mitarbeitern an den beiden deutschen Standorten. Es handelt sich um Allrounder für IT-Anwendungen, -Systeme und -Infrastruktur. Ein Mitarbeiter scheidet in 3 Monaten aus. Der Leiter IT verlässt in einem Monat das Unternehmen; das Recruiting eines Nachfolgers ist ongoing. Die IT-Mitarbeiter und die Key User in den Fachbereichen sind mit Projekt- und Tagesgeschäft mehr als gut ausgelastet und stehen nur bedingt zur Verfügung. Es liegt eine heterogene IT-Landschaft vor mit zwei ERP-Systemen und diversen Insellösungen. Die Datenqualität der Management-Berichte mit unterschiedlichen Tools und Datenquellen wird als unzureichend bewertet. Die IT-Infrastruktur wird derzeit modernisiert bzw. erneuert. Diverse voneinander abhängige IT-Projekte sind gestartet, teilweise mit unklarer Definition, Planung und Status sowie erheblichem Terminverzug. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den externen Partnern und mit den internen Fachbereichen sind distanziert und wenig transparent.

Ziele

Es ist das Ziel, die IT-Systeme zu harmonisieren und auf den aktuellen Stand zu bringen, um die sie gesamthaft bzw. übergreifend für Steuerungszwecke stärker mit einem höheren Automatisierungsgrad nutzen zu können. Die Stichwörter in diesem Zusammenhang lauten Single Point of Truth (SPOT) und verlässliche Kennzahlen. Zudem sollen Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung genutzt werden, wo sich dies mit Mehrwert einsetzen lässt. Ein wichtiges Unternehmensziel ist Kostenführerschaft. Die Gewinnung zusätzlicher Transparenz soll einen wichtigen Beitrag hierzu leisten. Darüber hinaus sollen die IT-Systeme angemessen lean gestaltet werden.

Meine Aufgaben als Leiterin IT ad interim im Zeithorizont von ca. 9 Monaten:

Vorgehen

1. Klärung der Zielsetzung mit den Stakeholdern (Geschäftsführung, Abteilungsleiter)

2. Darstellung der Ist-Situation, Handlungsfelder, Roadmaps und Projektportfolio mit folgender Struktur:

3. Initiierung sowie Durchführung bzw. Verfolgung der nachfolgend genannten Aktivitäten und Maßnahmen

4. Statusbericht und Übergabe an den nachfolgenden Leiter IT

Aktivitäten & Ergebnisse

Folgende Inhalte der erstellten IT Roadmaps wurden von mir initiiert bzw. durchgeführt:

Zusammenfassung

Nach Klärung der Zielsetzung lag mein besonderes Augenmerk in der Organisation und Entwicklung des IT-Teams und in der Leitung der laufenden IT-Projekte, um die genannten strategischen und operativen Anforderungen aus Business, Compliance, Informationssicherheit und Stand der Technik zu erfüllen.

Angesichts der angespannten Ressourcensituation war es zu Beginn entscheidend, die aktuellen und anstehenden Themen zu priorisieren, unter Berücksichtigung von inhaltlichen Abhängigkeiten, Risikoaspekten, verfügbarer Kompetenzen, quantifizierter Aufwand und Nutzen.

Der von mir aufgesetzte Projektmonitor mit über 60 Projekten/Maßnahmen war ab sofort eine gute Basis für die Regelkommunikation und Transparenz innerhalb der IT, gegenüber unseren Stakeholdern und externen Partnern.

Neben der Fokussierung auf die Themen mit hoher Priorität, brachte die einhergehende Schaffung von klaren, stärkenorientierte Zuständigkeiten eine Entlastung des IT-Teams. Dadurch konnten kurzfristig die inhaltlich schwächer besetzten Aufgabenbereiche gezielt bei externen Partner angefragt, das Recruiting von Spezialisten gestartet und Weiterbildungsmaßnahmen der Mitarbeiter angegangen werden.

Zudem agierte nun jeder IT-Anwendungsspezialist als Business Partner eines oder mehrere Fachbereiche und wurde damit Single Point of Contact (SPOC) für all deren IT-Belange. Damit schafften wir es, alle Anforderungen und Problemstellungen zu bündeln, die IT-Techniker zu entlasten und eine unmittelbar spürbare Erleichterung sowie eine verbesserte, enge Zusammenarbeit zwischen IT und Business zu schaffen. Erfolgsentscheidend war hier auch, dass die Fachbereiche von zentralen Ansprechpartnern (Key Users) vertreten wurden.

Weiter half zum einen der Ausbau von Monitoring- und Alerting-Tools zur Überwachung der Systeme, Infrastrukturkomponenten und Themen der Informationssicherheit, zum anderen das Voranbringen der Virtualisierung von Servern und Systemen bei der Entlastung der IT-Mitarbeiter.

Mit den geschaffenen Kapazitäten und den ersten Schritten zur serviceorientierten Ausrichtung von IT-Organisation und -Prozessen, konnten wir konzentriert und gezielt die weiteren oben genannten IT-Projekte angehen: Zur Modernisierung und Optimierung der IT-Infrastruktur, zum Ausbau der Digitalisierung durch die Ablösung bzw. Implementierung von IT-Anwendungen, zur Erfüllung der Anforderungen aus Informationssicherheit und Compliance sowie zur Optimierung der IT-Prozesse.

Mit Ablauf der vereinbarten Vertragsdauer war der neue Leiter IT eingearbeitet, die Personallücken in der IT geschlossen und das Recruiting zusätzlicher IT-Mitarbeiter hatte begonnen. Damit waren optimale Voraussetzungen geschaffen für die Optimierung von Geschäfts- und Produktionsprozessen durch Digitalisierung, als Garant für Wachstum, Effizienz und letztendlich für Wettbewerbsvorteile des Unternehmen.

Adelheid Zimmermann

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